Pretraživanje: pronađite račun, a ne mapu

Što se može pretraživati

Sve što je skeniranje pročitalo i sve što ste dodali. Naziv trgovca, cijeli tekst otisnut na računu, kategoriju, vaše bilješke, oznake, klijenta, poslovnu klasifikaciju i račun za plaćanje sa završetkom kartice.

Cijeli tekst računa ono je što ljude iznenadi. Naziv proizvoda nikad niste upisali u polje, ali bio je otisnut na računu, pa ga pretraga pronalazi.

Zašto je pronalaženje dio usklađenosti

U SAD-u IRS prihvaća elektroničke zapise pod tri uvjeta: čitljivi su, mogu se ispisati i indeksirani su kako bi se određeni zapis mogao pronaći. Europska pravila o elektroničkoj pohrani, uključujući hrvatska, idu u istom smjeru. Treći uvjet je mjesto gdje većina sustava tiho zakaže.

Mapa s JPEG-ovima po datumu ispunjava prva dva uvjeta i pada na trećem. Ako predočenje jednog računa znači listanje kroz godinu fotografija, arhiva ne radi svoj posao.

Pronalaženje stvari mjesecima kasnije

Test sustava za račune nije koliko brzo snima. Nego možete li jedanaest mjeseci kasnije za manje od minute odgovoriti na pitanje o jednoj kupnji – što je to bilo, zašto je to trebalo poslovanju i gdje je slika.