Căutare: găsește bonul, nu dosarul

Ce poate fi căutat

Tot ce a citit scanarea și tot ce ai adăugat tu. Numele comerciantului, textul complet tipărit pe bon, categoria, notele tale, etichetele, clientul, clasificarea profesională și contul de plată cu terminația cardului.

Textul complet al bonului este cel care surprinde. N-ai scris niciodată numele produsului într-un câmp, dar era tipărit pe bon, așa că o căutare după el găsește achiziția.

De ce regăsirea face parte din conformitate

În SUA, IRS-ul acceptă evidențele electronice cu trei condiții: să fie lizibile, să poată fi reproduse pe hârtie și să fie indexate, astfel încât o anumită înregistrare să poată fi găsită. Regulile europene de arhivare electronică, inclusiv cele românești, merg în aceeași direcție. A treia condiție este cea la care majoritatea sistemelor eșuează pe tăcute.

Un dosar de fișiere JPEG cu dată îndeplinește primele două și pică la a treia. Dacă prezentarea unui bon înseamnă să derulezi un an de fotografii, arhiva nu-și face treaba.

Găsirea lucrurilor după luni de zile

Testul unui sistem de bonuri nu este cât de repede captează. Ci dacă, unsprezece luni mai târziu, poți răspunde în mai puțin de un minut la o întrebare despre o singură achiziție – ce a fost, de ce avea nevoie activitatea de ea și unde e imaginea.