Belastingexports: een pakket dat je boekhouder kan openen

Wat eruit komt

Drie formaten, voor drie verschillende lezers. CSV en XLSX voor de gegevens, zodat een boekhouder kan sorteren, filteren en optellen. PDF voor het bewijs, met de afbeeldingen van de bonnen bij de regels waar ze bij horen.

De spreadsheetexports bevatten de velden die afstemming en controle echt nodig hebben: winkel, datum, subtotaal, btw-bedrag, btw-specificatie, totaal, valuta, categorie, grootboekrekening, projectcode, zakelijk of privé, aftrekbaar, belastingsoort, betaalrekening, betaalwijze, laatste vier kaartcijfers, declarabel, doorbelastbaar, klant, labels, bonnummer en notities.

In de vorm van je aangifte

Categorieën volgen de regels van de aangifte in plaats van namen die voor de app zijn bedacht. Voor een Amerikaanse eenmanszaak is dat Schedule C deel II: reclame, auto, kantoorkosten, benodigdheden, reizen, maaltijden, energie en de rest. Voor een Duitse freelancer worden dezelfde bonnen gegroepeerd onder de categorieën van de Anlage EÜR. Voor Nederland zijn de categorieën algemeen en koppelt je boekhouder ze aan je aangifte inkomstenbelasting.

Het belastingpakket voegt de stukken toe die bewijsvoering vraagt: een bonnenoverzicht, een direct bijgehouden rittenregistratie, totalen per categorie en een kolom die laat zien of een afbeelding van de bon is bijgevoegd of ontbreekt.

Bewaartermijnen, en waarom exports ertoe doen

In de VS verwacht de IRS dat de meeste stukken drie jaar na de aangifte worden bewaard, zes jaar als het inkomen met meer dan 25% te laag is opgegeven, zeven jaar voor waardeloze effecten of oninbare vorderingen en vier jaar voor loonheffingsstukken. In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken.

Weinig apps overleven die periode onveranderd. Op vaste momenten exporteren maakt van "mijn bonnen staan in een app" "mijn bonnen zijn van mij".