Skatteexport: ett paket din redovisningskonsult kan öppna

Vad som kommer ut

Tre format för tre olika läsare. CSV och XLSX för datan, så att en redovisningskonsult kan sortera, filtrera och summera. PDF för underlaget, med kvittobilderna kopplade till raderna de hör till.

Kalkylarksexporterna innehåller de fält som avstämning och granskning faktiskt behöver: butik, datum, delsumma, momsbelopp, momsuppdelning, summa, valuta, kategori, bokföringskonto, projektkod, affär eller privat, avdragsgill, skattetyp, betalkonto, betalsätt, kortets fyra sista siffror, ersättningsbar, fakturerbar, kund, taggar, kvittonummer och anteckningar.

Formad som blanketten du lämnar in

Kategorierna följer raderna i deklarationen i stället för namn som hittats på för appen. För en amerikansk enskild näringsidkare är det Schedule C del II: reklam, bil, kontorskostnader, förbrukningsmaterial, resor, måltider, el och vatten och resten. För en tysk frilansare grupperas samma kvitton enligt Anlage EÜR-kategorierna. För Sverige är kategorierna allmänna, och din redovisningskonsult för över dem till NE-bilagan.

Skattepaketet lägger till de delar som bevisningen kräver: en kvittoförteckning, en löpande förd körjournal, summor per kategori och en kolumn som visar om en kvittobild finns bifogad eller saknas.

Arkiveringstid, och varför export spelar roll

I USA förväntar sig IRS att de flesta underlag sparas i tre år efter deklarationen, sex om inkomsten underdeklarerats med mer än 25 %, sju för värdelösa värdepapper eller osäkra fordringar och fyra för underlag för arbetsgivaravgifter. I Sverige ska räkenskapsinformation sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Få appar överlever den tiden oförändrade. Att exportera regelbundet är det som gör "mina kvitton finns i en app" till "mina kvitton är mina".