¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas como autónomo?

¿Cuál es el plazo mínimo para guardar facturas y justificantes?

Cuatro años. La Agencia Tributaria explica en su página sobre la obligación de conservar las facturas que los empresarios y profesionales deben guardar las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción, y ese plazo es de cuatro años según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. Deben conservarse con su contenido original, de forma ordenada, las facturas recibidas y las copias o matrices de las emitidas.

Ese plazo se cuenta desde el día siguiente al fin del plazo de presentación voluntaria de la declaración. Un ejemplo: la declaración de IRPF de 2026 se presenta en la primavera de 2027 y su plazo termina a finales de junio de 2027, así que la prescripción llega a finales de junio de 2031. Un ticket de marzo de 2026 debe conservarse, por tanto, más de cinco años.

¿Cuándo son seis años en lugar de cuatro?

Si es empresario o profesional y lleva contabilidad, el artículo 30 del Código de Comercio manda conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes seis años desde el último asiento. No todos los autónomos llevan contabilidad mercantil: muchos profesionales se limitan a los libros registro fiscales, y para ellos el plazo de seis años no siempre es obligatorio. Aun así, el criterio prudente y el que aplican la mayoría de asesorías es guardar seis años, porque así se cumplen ambos marcos con una sola regla.

¿Qué pasa con las facturas de un ordenador, un coche o una reforma?

Se conservan más tiempo. Cuando la factura recoge una adquisición por la que se soportó IVA cuya deducción está sujeta a un periodo de regularización, la Agencia Tributaria indica que debe conservarse durante ese periodo y los cuatro años siguientes. Para los bienes de inversión, el periodo de regularización es de cinco años, y de diez en los inmuebles. Un ordenador comprado en 2026 exige, así, guardar la factura hasta bien entrada la década de 2030.

La razón práctica es que la factura no sólo prueba el gasto de un año, sino también el valor de adquisición, del que dependen las amortizaciones y la ganancia o pérdida si vende el bien. Guarde estas facturas en una carpeta aparte, por bien y no por año.

¿Y si tiene pérdidas o deducciones pendientes?

Entonces el plazo es de diez años. El artículo 66 bis de la Ley General Tributaria permite a la Administración comprobar las bases imponibles negativas, deducciones y otras cantidades pendientes de compensar durante diez años desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración del ejercicio en que se generó el derecho. Si arrastra pérdidas de un año malo, guarde la documentación de ese año hasta que las haya usado y después durante el plazo indicado.

¿Puede tirar el papel después de escanear la factura?

Sí, si el archivo cumple lo que exige la normativa de conservación. La Agencia Tributaria admite que las facturas se conserven en papel o en formato electrónico, siempre que se garanticen la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad durante todo el periodo de conservación. Una factura recibida en formato electrónico se conserva en ese formato; una factura en papel puede digitalizarse.

Para que un escaneo sirva de verdad:

• Escanee completo y legible. Anverso y reverso si hay texto, todos los importes visibles. Los tickets de papel térmico se desvanecen en uno o dos años: escanéelos el mismo día.
• No los modifique. La copia debe reflejar el original tal cual.
• Póngales nombre útil. Fecha, proveedor e importe permiten localizar el documento en segundos ante un requerimiento.
• Haga copia de seguridad. Un único archivo en un móvil no garantiza seis años de conservación.
• Anote el motivo del gasto. Dentro de cinco años no recordará por qué se hizo aquel gasto.

Nuestra guía para escanear recibos con el iPhone explica la captura paso a paso.

¿Qué riesgo hay si no guarda las facturas el tiempo exigido?

Sin factura o justificante, el gasto puede no ser deducible y el IVA soportado puede no poder deducirse. Además, la falta de conservación es una infracción en sí misma: el incumplimiento de las obligaciones formales sobre facturas puede dar lugar a sanciones tributarias. Aun así, lo caro no es tanto la sanción como la pérdida de la deducción, y la dificultad de reconstruir un año entero de gastos. Si ya ha perdido una factura, en nuestro artículo Factura perdida: cómo justificar un gasto encontrará el procedimiento.

¿Qué documentos debe conservar exactamente?

Todo lo que respalde una anotación o una declaración. El archivo típico de un autónomo incluye:

• Facturas recibidas y copias de las emitidas. Con su contenido original y de forma ordenada, como pide la Agencia Tributaria.
• Tickets y facturas simplificadas. Los tickets sirven de justificante de pequeños gastos, siempre que sigan siendo legibles; el papel térmico se borra con el tiempo.
• Extractos bancarios y de tarjeta. Prueban el pago, no lo que compró; guárdelos junto a la factura correspondiente.
• Contratos, presupuestos y correos con clientes. Explican el origen de un gasto o de un ingreso.
• Facturas de bienes de inversión. Ordenador, vehículo o maquinaria: sirven para la amortización y para el valor de adquisición si los vende.
• Copias de sus declaraciones y modelos. IRPF, IVA y pagos fraccionados, con su justificante de presentación.

¿Cómo queda esto en el caso de un diseñador autónomo?

Piense en un diseñador gráfico en estimación directa simplificada. Su carpeta de 2026 contiene facturas de clientes y de proveedores, algunos tickets de material, los extractos de la cuenta profesional y los libros registro. Como declara en 2027, esos documentos deben mantenerse al menos hasta mediados de 2031 por el plazo de prescripción, y hasta 2032 si aplica el criterio de seis años de la contabilidad mercantil. El portátil comprado en 2026 tiene un tratamiento distinto: su factura se guarda mientras dure el periodo de regularización del IVA y los cuatro años siguientes.

Los errores típicos son contar desde la fecha del gasto en lugar de la declaración, tirar los tickets porque no son facturas completas y perder las facturas de un proveedor online al cancelar una suscripción. Descargue las facturas de una cuenta antes de cerrarla.

¿Qué revisar cada año para no equivocarse?

1. En enero, cierre la carpeta del año anterior y compruebe que cada factura tiene su pago correspondiente.
2. Al presentar la declaración, guarde el justificante de presentación y una copia del modelo.
3. A final de año, descargue las facturas de las cuentas de proveedores y plataformas antes de que cambien o cancelen su acceso.
4. Cada año, elimine el ejercicio cuyo plazo ya venció, si no hay comprobación en curso ni bienes de inversión en regularización.

¿Cómo organizar los justificantes para un plazo de seis años?

1. Una carpeta por ejercicio. Le permite calcular fácilmente cuándo termina el plazo de cada año.
2. Separe los bienes de inversión. Un archivo con la factura, la fecha de alta y el periodo de regularización.
3. Guarde copia de sus declaraciones. IRPF, IVA y modelos trimestrales, con su justificante de presentación.
4. Dos copias. Una en el dispositivo y otra en un almacenamiento que controle usted.
5. Limpie una vez al año. Elimine los ejercicios cuyo plazo ha terminado, salvo que haya una comprobación en curso.

Para un sistema completo del ticket a la carpeta de fin de año, consulte Cómo organizar los recibos para los impuestos. Si además declara gastos de la vivienda, Deducción de vivienda para autónomos: justificantes detalla qué documentos se añaden, y la herramienta de registro de gastos ayuda a dejar por escrito el motivo de cada gasto.

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