¿Ha perdido una factura? Cómo no perder la deducción

¿Puede pedir un duplicado de una factura perdida?

Sí. El Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, establece en su artículo 14 que solo se expide un original de cada factura, pero admite duplicados en casos concretos, entre ellos la pérdida del original por cualquier causa. El duplicado debe incluir la expresión «duplicado» y tiene la misma eficacia que el original, también para deducir el IVA.

Antes de escribir al proveedor, revise lo evidente:

• Correo electrónico y áreas de cliente. Compras en línea, suministros, suscripciones, transporte y hoteles guardan casi siempre la factura en su cuenta.
• El software o la gestoría del proveedor. Una empresa que factura con programa puede reenviar la factura en minutos si le indica la fecha y el importe.
• El comercio. Si solo tenía un ticket, pregunte cuanto antes: muchos sistemas de caja localizan la venta por fecha y pago con tarjeta.

¿Por qué sin factura no se puede deducir el IVA?

Porque el derecho a deducir es formal: la Agencia Tributaria exige estar en posesión del justificante documental, que para una compra nacional es la factura original o su duplicado. Un extracto bancario o una declaración propia no sustituyen a la factura para el IVA.

Aun así, el coste real es menor que la cuota de IVA, porque el gasto se computaría entonces por el importe total. Ejemplo en estimación directa, con una compra de 121 € (IVA del 21 %) y un tipo marginal de IRPF del 30 %, suponiendo que el gasto quede acreditado por otros medios:

En el mejor de los casos, la factura perdida cuesta aquí 14,70 €. En el peor, si Hacienda no admite el gasto por falta de prueba, se pierde el ahorro completo.

¿Sirve el ticket de caja para deducir?

Para el IVA, solo si es una factura simplificada cualificada. Según la Agencia Tributaria, las facturas simplificadas con el contenido del artículo 7.2 del Reglamento de facturación, que identifican al destinatario con su NIF y domicilio y reflejan la cuota de IVA, pueden justificar la deducción. Un ticket anónimo no. Por eso, al pagar en caja, pida siempre la factura simplificada con sus datos: es el momento más fácil de conseguirla.

¿Puede acreditar el gasto en IRPF sin factura?

Es posible, pero difícil. El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria dispone que los gastos deducibles se justifican, de forma prioritaria, mediante la factura o el documento sustitutivo. «Prioritaria» no significa «exclusiva»: otros medios de prueba son admisibles, pero quien alega el gasto debe acreditarlo. El manual de IRPF de la AEAT recuerda además que el gasto debe estar vinculado a la actividad y registrado en los libros.

Si no consigue el duplicado, reúna lo que tenga: el cargo en cuenta o tarjeta, el pedido o presupuesto, correos con el proveedor y una nota fechada que explique qué compró, para qué y qué pasó con la factura.

¿Cómo evitar perder facturas?

Digitalice el justificante en el momento en que lo recibe: el papel térmico se borra y las carteras se vacían. Nuestra guía para escanear justificantes con el iPhone explica qué debe tener una copia útil, y una revisión semanal como la de nuestro sistema para organizar justificantes detecta los huecos mientras el proveedor aún puede emitir un duplicado. Para compras poco habituales, el asistente de documentación de justificantes repasa qué pruebas conviene reunir.

Preguntas frecuentes