ReceGuard
Röviden: mit tegyél, ha elveszett egy számla?
Kérj a kibocsátótól számlamásolatot. A kibocsátónak 8 évig meg kell őriznie a számla másodpéldányát, így dátum, összeg és fizetési mód alapján visszakeresheti. A nevedre és adószámodra kiállított számlák adatait a NAV Online Számla rendszerében is megtalálod.
Ha nem kapsz másolatot, a költséget más bizonyítékokkal próbálhatod igazolni: bankszámlakivonattal, rendelési visszaigazolással és egy belső feljegyzéssel. Ezeket a NAV szabadon mérlegeli; az áfát számla nélkül nem vonhatod le.
A lényeg
- A kibocsátótól kért számlamásolat a legjobb megoldás.
- Az Online Számla rendszer megmutatja a számla adatait, de nem helyettesíti a bizonylatot.
- A bankszámlakivonat a fizetést igazolja, nem azt, mit vettél és miért.
- Áfát csak számla alapján vonhatsz le.
- Átalányadózóként a költségszámlák elvesztése általában nem érinti az adódat.
Kezdd a számlamásolattal
A számla kibocsátója a másodpéldányt 8 évig őrzi, így szinte mindig tud másolatot adni. Írd meg neki a dátumot, az összeget, a fizetés módját és, ha tudod, a számla sorszámát vagy a kártyád utolsó négy számjegyét. Webshopos vásárlásnál a számla általában újra letölthető a fiókodból vagy a visszaigazoló e-mailből.
A nevedre, adószámmal kiállított számlák adatai bekerülnek a NAV Online Számla rendszerébe. Itt ellenőrizheted a kibocsátót, a sorszámot, a dátumot és az összeget, ami segít a másolatot kérni.
Mikor nem elég a bankszámlakivonat?
A kivonat igazolja, hogy egy adott napon fizettél valakinek. Azt nem, hogy mit vettél, és hogy a vásárlás üzleti célú volt-e. Az szja-törvény szerint, ha a kiadás eladója számla kiállítására kötelezett, a költséget főszabályként számlával kell igazolni.
| Helyzet | Elég a kivonat? |
|---|---|
| Fizetési igazolás egy meglévő számlához | Igen, kiegészítésként |
| Kis összegű, nyilvánvalóan üzleti kiadás | Talán, feljegyzéssel |
| Áfalevonás | Nem, számla kell |
| Reprezentáció | Nem, tudni kell, kikkel és miért |
| Értékcsökkenéssel elszámolt eszköz | Nem, kell a beszerzési ár |
Hogyan írj belső feljegyzést
Írd meg minél hamarabb, és csatolj hozzá mindent, ami alátámasztja: kivonatot, e-mailt, fotót a termékről, naptárbejegyzést.
| Adat | Példa |
|---|---|
| Dátum | 2026. 03. 14. |
| Eladó és adószáma, ha tudod | Papír Centrum Kft., Budapest |
| Összeg és fizetési mód | 14 900 Ft, 4421-re végződő kártya |
| Mit vettél | Tintapatronok az irodai nyomtatóba |
| Üzleti cél | Árajánlatok nyomtatása ügyfeleknek |
| Miért hiányzik a bizonylat | A blokk elveszett; másolatot 2026. 03. 20-án kértem, válasz nélkül |
| Mellékletek | Márciusi kivonat, e-mail az eladónak |
A feljegyzést elkészítheted a költségnyilvántartó eszközünkkel.
Mekkora a kockázat?
Ha a NAV nem fogadja el, a költséget nem számolhatod el, és a különbözetet adópótlékkal együtt kell megfizetned. A sok számla nélküli tétel rontja a nyilvántartásod hitelességét egy ellenőrzésnél, ezért a feljegyzés legyen kivétel, ne rutin.
Hogyan előzd meg
- Fotózd le a blokkot a fizetéskor.
- Nagyobb vásárlásnál kérj számlát a neveddel és adószámoddal.
- Azonnal írd fel az üzleti célt, reprezentációnál a résztvevőket is.
- Havonta egyeztesd a kivonatot a bizonylatokkal és az Online Számla adataival.
Hol segít a ReceGuard
Fotózd le azonnal a bizonylatot, és írd mellé a célt. A kép az összeghez kapcsolva marad az iPhone-odon, így az elveszett papír nem jelent elveszett bizonylatot.
Gyakori kérdések
Érvényes a számlamásolat?
Igen, a kibocsátó által adott másolat ugyanúgy igazolja a költséget, mint az eredeti.
Elég a bankszámlakivonat a költségelszámoláshoz?
A kivonat a fizetést igazolja. Feljegyzéssel és más bizonyítékokkal segíthet, de nincs garancia; áfát számla nélkül nem vonhatsz le.
Az Online Számla rendszer helyettesíti a számlát?
Nem, de megmutatja a számla adatait, és segít másolatot kérni.
Átalányadózóként mit tegyek egy elveszett költségszámlával?
Költséget nem számolsz el, így az adódat általában nem érinti. A kiállított számláidat viszont meg kell őrizned.
Mit tartalmazzon a feljegyzés?
Dátumot, eladót, összeget, a vásárolt tételt, az üzleti célt, a hiány okát és a további bizonyítékokat.
Források
- NAV: Online Számla rendszer
- Adózóna: elveszett a számla vagy nyugtatömb
- Nemzeti Jogszabálytár: 1995. évi CXVII. törvény (szja)
Ez a cikk általános tájékoztatás, nem adótanácsadás. A saját helyzetedet egyeztesd könyvelővel vagy adótanácsadóval.
Szkennelj bizonylatokat, vezesd az utakat, és exportálj adócsomagot, amikor kell.
ReceGuard letöltése