ReceGuard
Pe scurt: ce faci dacă pierzi o factură sau un bon?
Cere emitentului un duplicat. Normele privind documentele financiar-contabile obligă emitentul să reconstituie documentul pierdut, cu mențiunea „DUPLICAT”, și să ți-l trimită în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere. Dacă factura a fost emisă prin RO e-Factura, o descarci oricând din Spațiul Privat Virtual.
Dacă nu obții niciun document, cheltuiala nu se poate deduce: Codul fiscal cere ca cheltuielile să fie justificate cu documente. Extrasul și o notă internă te ajută să explici plata, dar nu țin locul documentului justificativ.
Esențialul
- Duplicatul primit de la emitent înlocuiește documentul pierdut.
- Facturile din RO e-Factura nu se pierd: le descarci din SPV.
- Extrasul dovedește plata, nu ce ai cumpărat și nici scopul.
- Cheltuielile fără document justificativ nu sunt deductibile, iar TVA-ul fără factură nu se deduce.
- La norma de venit, pierderea unui bon de cheltuială nu îți schimbă impozitul.
Începe cu duplicatul
Când pierzi un document emis de altă entitate, ceri reconstituirea lui. Emitentul face o copie după documentul existent la el, scrie vizibil „DUPLICAT” și ți-o trimite în cel mult 10 zile lucrătoare. Pentru o factură, noul exemplar conține aceleași date ca originalul și mențiunea „duplicat”.
Dacă ai un bon fiscal pierdut, poți cere magazinului o factură pe CIF-ul tău, cu bonul ca anexă, dacă magazinul îl găsește în casa de marcat. Pe viitor, cere direct factura sau bonul cu CIF, care valorează ca factură simplificată până la plafonul legal.
Caută în SPV
Facturile între firme și PFA-uri înregistrate se transmit prin sistemul RO e-Factura, iar tu le poți descărca din SPV ca XML și PDF. O factură emisă așa nu se pierde odată cu hârtia. ANAF le păstrează însă în sistem doar o perioadă limitată, așa că descarcă-le periodic în propria arhivă.
Când nu ajunge extrasul bancar?
Extrasul arată că ai plătit o sumă cuiva la o anumită dată. Nu arată ce ai cumpărat și nici că achiziția a fost pentru activitate.
| Situație | Ajunge extrasul? |
|---|---|
| Dovada plății pentru o factură pe care o ai | Da, ca supliment |
| Cheltuială fără factură sau bon | Nu, lipsește documentul justificativ |
| Deducerea TVA | Nu, e nevoie de factură |
| Protocol | Nu, trebuie factura și scopul |
| Mijloc fix | Nu, ai nevoie de valoarea de achiziție din factură |
Cum scrii nota internă
Nota nu face cheltuiala deductibilă, dar te ajută să ceri duplicatul și să explici situația la un control. Scrie-o imediat și păstreaz-o cu extrasul.
| Câmp | Exemplu |
|---|---|
| Data | 14.03.2026 |
| Furnizor și CIF, dacă le știi | Papetăria Centrală SRL, Cluj-Napoca |
| Suma și plata | 189,90 lei, card terminat în 4421 |
| Ce ai cumpărat | Cartușe pentru imprimanta de birou |
| Scopul profesional | Tipărirea ofertelor pentru clienți |
| De ce lipsește documentul | Bon pierdut; duplicat cerut pe 20.03.2026 |
| Anexe | Extrasul pe martie, e-mail către furnizor |
Poți face nota cu instrumentul nostru de evidență a cheltuielilor.
Care e riscul?
Pentru PFA în sistem real, cheltuielile fără documente justificative nu sunt deductibile, iar la un control ANAF le va scoate din calcul și vei plăti diferența de impozit și contribuții, cu accesorii. De aceea duplicatul merită mereu efortul.
Cum previi
- Cere factură sau bon cu CIF la fiecare achiziție pentru activitate.
- Fotografiază bonul imediat; hârtia termică se șterge.
- Notează scopul profesional pe loc.
- Lunar, compară extrasul cu documentele și cu SPV-ul.
Unde ajută ReceGuard
Fotografiază documentul pe loc și notează scopul. Imaginea rămâne legată de sumă pe iPhone-ul tău, deci o hârtie pierdută nu e un document pierdut.
Întrebări frecvente
Este valabil un duplicat de factură?
Da. Documentul reconstituit, cu mențiunea „DUPLICAT”, înlocuiește originalul pierdut.
Pot deduce o cheltuială doar cu extrasul bancar?
Nu. Cheltuielile trebuie justificate cu documente; extrasul dovedește doar plata.
Unde găsesc o factură pierdută emisă prin e-Factura?
În Spațiul Privat Virtual, secțiunea RO e-Factura, ca XML și PDF.
Cât timp are furnizorul să-mi trimită duplicatul?
Cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii.
Contează un bon pierdut la norma de venit?
Nu pentru impozit, pentru că nu deduci cheltuieli reale, dar documentele veniturilor trebuie păstrate.
Surse
- Fiscalitatea.ro: am pierdut factura, cum o reconstitui?
- Fiscalitatea.ro: bon fiscal pierdut
- ANAF: RO e-Factura
Acest articol este informație generală, nu consultanță fiscală. Verifică situația ta cu un contabil.
Scanează bonuri, înregistrează kilometrii și exportă un pachet fiscal când ai nevoie.
Descarcă ReceGuard