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Resposta curta: o que fazer se perder uma fatura?
Peça ao fornecedor uma segunda via. A jurisprudência do Supremo Tribunal Administrativo trata a segunda via como documento de suporte válido, desde que cumpra os requisitos da fatura. Depois confirme no e-Fatura se a despesa foi comunicada com o seu NIF.
Se não conseguir nenhum documento do fornecedor, junte o extrato bancário ou do cartão a uma nota interna com data, fornecedor, valor, o que comprou e para quê. Isso ajuda a provar a despesa, mas não substitui a fatura para efeitos de dedução do IVA.
O essencial
- A segunda via de uma fatura é um documento válido para suportar o gasto.
- O e-Fatura serve para confirmar a despesa e, no regime simplificado, conta para os 15% de despesas a justificar.
- O extrato prova o pagamento, não o que foi comprado nem a finalidade.
- Sem fatura, o IVA suportado não é dedutível.
- Com contabilidade organizada, despesas não documentadas sofrem tributação autónoma de 50%.
Comece pela segunda via
Quase todos os fornecedores conseguem reemitir a fatura, porque são obrigados a conservar os originais durante dez anos e a emiti-los em programas certificados. Peça por e-mail uma segunda via com o seu NIF, indicando a data, o valor e, se tiver, o número do talão ou a referência do pagamento.
O Supremo Tribunal Administrativo já decidiu que o facto de uma despesa estar suportada numa segunda via não a torna, só por si, uma despesa não documentada. O que importa é que o documento cumpra os requisitos legais da fatura e corresponda a uma operação real.
Procure no e-Fatura
Se pediu fatura com NIF, a despesa deve aparecer no e-Fatura alguns dias depois. Aí vê o emitente, a data, o valor e o IVA. Isso não é a fatura, mas confirma que ela existe e ajuda o fornecedor a encontrá-la. No regime simplificado, é também no e-Fatura que as despesas são afetas à atividade para justificar os 15% de despesas exigidos a quem tem rendimentos com coeficientes de 0,75 ou 0,35.
Atenção ao prazo
As faturas pendentes no e-Fatura têm de ser classificadas e afetas à atividade dentro do prazo anual definido pela AT, normalmente até ao final de fevereiro do ano seguinte. Uma fatura perdida que encontre depois disso pode já não contar automaticamente.
Quando é que o extrato bancário não chega?
O extrato prova que pagou um valor a uma entidade numa data. Não prova o que comprou, se a compra foi para a atividade, nem o IVA. Por isso:
| Situação | O extrato chega? |
|---|---|
| Prova de pagamento de uma fatura que tem | Sim, complementa-a |
| Despesa sem fatura, valor pequeno, finalidade óbvia | Ajuda, com uma nota interna |
| Dedução do IVA | Não; é preciso fatura |
| Refeições, deslocações, representação | Fraco; a finalidade tem de estar escrita |
| Compra de equipamento que vai amortizar | Não; precisa da fatura para o custo de aquisição |
Como escrever a nota interna
Escreva a nota o mais cedo possível, enquanto ainda se lembra. Guarde-a com o extrato e com qualquer prova adicional: e-mail de confirmação, fotografia do produto, entrada na agenda.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Data da despesa | 14/03/2026 |
| Fornecedor e NIF, se souber | Papelaria Central, Lisboa |
| Valor e forma de pagamento | 37,90 €, cartão terminado em 4421 |
| O que foi comprado | Tinteiros para a impressora do escritório |
| Finalidade profissional | Impressão de orçamentos para clientes |
| Motivo da falta de fatura | Talão perdido; segunda via pedida em 20/03/2026, sem resposta |
| Provas anexas | Extrato de março, e-mail ao fornecedor |
Pode criar esta nota com a nossa ferramenta de registo de despesas.
Contabilidade organizada: o risco dos 50%
Quem tem ou deve ter contabilidade organizada fica sujeito a tributação autónoma de 50% sobre despesas não documentadas (artigo 73.º do CIRS). A jurisprudência distingue a despesa não documentada, sem qualquer suporte, da despesa não devidamente documentada, com documento imperfeito. A nota interna com extrato coloca-o, no mínimo, na segunda categoria, mas o melhor é sempre recuperar a fatura.
Como evitar que volte a acontecer
- Peça sempre fatura com o seu NIF.
- Fotografe o talão no momento, antes de o guardar no bolso.
- Escreva logo a finalidade e, nas refeições, quem estava presente.
- Uma vez por mês, compare o extrato com as faturas e com o e-Fatura.
Onde o ReceGuard ajuda
Fotografe a fatura no momento e registe a finalidade profissional. A imagem fica ligada aos valores no seu iPhone, por isso uma fatura perdida em papel não é uma fatura perdida.
Perguntas frequentes
Uma segunda via da fatura é válida?
Sim. Desde que cumpra os requisitos da fatura, a segunda via suporta o gasto; não é, só por si, uma despesa não documentada.
Posso deduzir uma despesa só com o extrato bancário?
O extrato prova o pagamento, mas não o que comprou nem a finalidade. Junte uma nota interna; para deduzir IVA precisa de fatura.
O e-Fatura substitui a fatura perdida?
Não, mas confirma que a fatura existe e, no regime simplificado, é onde a despesa é afeta à atividade.
O que é tributação autónoma de 50%?
Para quem tem contabilidade organizada, as despesas não documentadas são tributadas autonomamente a 50% (artigo 73.º do CIRS).
Quanto tempo depois posso pedir a segunda via?
O fornecedor tem de conservar as faturas durante dez anos, por isso, em princípio, durante todo esse período.
Fontes
- Portal das Finanças: artigo 73.º do Código do IRS (tributação autónoma)
- Portal das Finanças: artigo 36.º do Código do IVA (requisitos da fatura)
- Portal das Finanças: e-Fatura
- Ordem dos Contabilistas Certificados: tributação autónoma
Este artigo é informação geral sobre registos, não aconselhamento fiscal. Confirme a sua situação com um contabilista certificado.
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