ReceGuard
Pe scurt: cum îți organizezi documentele?
La fiecare achiziție pentru activitate cere factură sau bon cu CIF, fotografiază-l în aceeași zi și notează scopul. O dată pe săptămână, cinci minute pentru categorii și pentru Registrul de încasări și plăți. Lunar, compară cu extrasul și descarcă facturile din e-Factura.
La norma de venit contează mai ales încasările și facturile emise; în sistem real, ai nevoie de document pentru fiecare cheltuială. Păstrează totul 5 ani.
Esențialul
- Factură sau bon cu CIF pentru fiecare achiziție profesională.
- Scanare în aceeași zi, cu scopul notat.
- Cinci minute pe săptămână pentru categorii și registru.
- Lunar: extras bancar și descărcare din SPV.
- Păstrare 5 ani.
De ce contează organizarea
Un document arată furnizorul, data, articolele, TVA-ul și suma. Extrasul arată doar suma și un nume. Când ANAF cere justificarea unei cheltuieli, documentul cu nota de scop decide.
Sistemul săptămânal de cinci minute
- La cumpărare: cere factură sau bon cu CIF și fotografiază-l.
- Imediat: notează scopul (client, proiect, deplasare).
- Vinerea: încadrează documentele săptămânii și completează registrul.
- La final de lună: compară cu extrasul și descarcă facturile din SPV.
- La final de an: închide registrul și pregătește declarația unică.
Categorii care te ajută
| Categorie | Exemple | Notă |
|---|---|---|
| Materiale și birotică | Hârtie, toner | Bon sau factură cu CIF |
| Telefon și internet | Abonamente | Partea profesională |
| Software și abonamente | Facturare, cloud | Adesea facturi externe |
| Autoturism și deplasări | Combustibil, parcare, tren | Foaie de parcurs pentru 100% |
| Protocol | Prânz cu client | Limită 2%; notează participanții |
| Formare | Cursuri, cărți de specialitate | Legătură cu activitatea |
Termenele care dau ritmul
Declarația unică pentru veniturile anului precedent se depune până la 25 mai. Plătitorii de TVA depun decontul lunar sau trimestrial. Facturile B2B circulă prin RO e-Factura, iar SPV-ul este locul unde le găsești.
Cât timp păstrezi
Cinci ani, cum explicăm în cât timp păstrezi documentele. Dacă pierzi un bon, vezi cum dovedești cheltuiala.
Unde ajută ReceGuard
Scanează documentul imediat, notează scopul și categoria. La final de an exporți un rezumat pentru contabil sau pentru declarația unică.
Întrebări frecvente
Care e cel mai bun mod de a organiza bonurile?
Bon sau factură cu CIF, scanat în aceeași zi cu scopul, încadrat săptămânal și verificat lunar.
Trebuie să descarc facturile din SPV?
Da, periodic: ANAF le păstrează doar o perioadă limitată, iar arhiva e responsabilitatea ta.
Ce categorii să folosesc?
Puține și constante, potrivite registrului tău.
Până când depun declarația unică?
Până la 25 mai, pentru anul precedent.
Cât timp păstrez documentele?
5 ani.
Surse
Acest articol este informație generală, nu consultanță fiscală. Verifică termenele și situația ta cu un contabil.
Scanează bonuri, înregistrează kilometrii și exportă un pachet fiscal când ai nevoie.
Descarcă ReceGuard