ReceGuard
Röviden: meddig kell megőrizni a bizonylatokat?
A számviteli törvény hatálya alá tartozó gazdálkodók könyvviteli bizonylataira legalább 8 év vonatkozik (169. §). Az egyéni vállalkozó azonban a 2. § (3) szerint nem tartozik e törvény hatálya alá. Adóügyi iratait az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőriznie: főszabály szerint öt év annak az évnek az utolsó napjától, amikor a bevallást be kellett nyújtani, a törvényi hosszabbítások figyelembevételével.
A számviteli törvény 2. § (3) bekezdése az egyéni vállalkozót kizárja a törvény hatálya alól. Nála az adózási megőrzési szabályból kell kiindulni. A nyolcéves belső archiválás lehet óvatos saját döntés, de nem minden egyéni vállalkozó törvényi minimuma, és hosszabb elévülés esetén nem is feltétlenül elég.
A lényeg
- 8 év a számviteli törvény hatálya alá tartozó gazdálkodóknál; az egyéni vállalkozó adóügyi irataira külön szabály vonatkozik.
- 5 év az adó megállapításához való jog elévülése, a bevallás benyújtásának évét követő év első napjától.
- Átalányadózóként is meg kell őrizned a kiállított számlákat, a bevételi nyilvántartást és a befizetések igazolásait.
- Az elektronikus másolat megengedett, ha hiteles, olvasható és visszakereshető.
- Az értékcsökkenéssel elszámolt eszközök beszerzési számláit az eszköz teljes élettartama alatt is tartsd meg.
Mi a megőrzési határidő 2026-ban?
A számviteli törvény 169. §-a szerint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell megőrizni. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény szerint az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást kellett tenni.
Először azt állapítsd meg, melyik szabály vonatkozik rád. Az egyéni vállalkozó nem kerül automatikusan a számviteli törvény hatálya alá. Folyamatban lévő eljárás, önellenőrzés vagy más törvényi ok az adóügyi megőrzést meghosszabbíthatja.
| Dokumentum | Határidő |
|---|---|
| Bejövő és kimenő számlák, nyugták | Egyéni vállalkozónál legalább az alkalmazandó adóügyi elévülésig; számviteli törvény alá tartozónál 8 év |
| Bankszámlakivonatok, befizetési igazolások | Egyéni vállalkozónál legalább az alkalmazandó adóügyi elévülésig; számviteli törvény alá tartozónál 8 év |
| Útnyilvántartás, kiküldetési rendelvény | Az alkalmazandó adóügyi elévülésig; számviteli kötelezettségnél 8 év |
| Eszközök beszerzési számlái | Amíg az eszköz az adóalapot érinti, majd az érintett adóévek elévüléséig; külön számviteli szabály is alkalmazandó lehet |
| Bevallások és az adóhatósági levelezés | Legalább az elévülésig, 5 év |
Számítási példa
Blokk 2026. 03. 14. → a 2026-os szja-bevallás határideje 2027. május 20. → elévülés 2032. december 31. → egyéni vállalkozónál legalább eddig őrizd meg, ha nincs hosszabbító ok. A 2034 végéig tartó nyolcéves belső archiválás óvatos saját politika lehet, nem általános törvényi minimum.
Mit őriz meg az átalányadózó?
Átalányadózóként nem számolsz el tényleges költséget, ezért a költségszámlák adózási szempontból kevésbé fontosak. A kiállított számlák, a bevételi nyilvántartás, a bankszámlakivonatok és a járulékbefizetések igazolásai viszont kellenek. Ha később tételes költségelszámolásra váltasz, a régi beszerzési számlák is fontosak lehetnek, ezért ne dobd ki őket korán.
Elég az Online Számla rendszer?
A NAV Online Számla rendszerében látod a partnereid által beküldött számlaadatokat, ami nagyon hasznos ellenőrzéshez. A rendszer azonban az adatokat tárolja, nem a számla eredeti képét, és a blokkok (nyugták) nem kerülnek bele. A bizonylat megőrzése a te feladatod.
Kidobhatod a papírt beszkennelés után?
A számviteli törvény lehetővé teszi a papíralapú bizonylat elektronikus másolatának megőrzését, ha a másolat hiteles, azaz biztosított, hogy tartalma megegyezik az eredetivel, olvasható és nem módosítható. A pontos technikai feltételekről (például elektronikus aláírás, időbélyeg) kérdezd meg a könyvelődet, mielőtt fontos papírt megsemmisítesz. A hőpapír blokk egy-két év alatt elhalványul, ezért a vásárlás napján szkenneld.
- Szkenneld a teljes bizonylatot, az adószámmal, dátummal és áfával együtt.
- Írd a nyilvántartásba az üzleti célt, amíg emlékszel rá.
- Reprezentációnál jegyezd fel a résztvevőket és az alkalmat.
- Készíts biztonsági mentést a telefonon kívül is.
Mi történik, ha hiányzik egy bizonylat?
A NAV nem fogadhatja el a nem igazolt költséget, és súlyosabb esetben becsléssel állapíthatja meg az adóalapot. A bizonylatmegőrzési kötelezettség megsértése önmagában is mulasztási bírságot vonhat maga után. Ha már elvesztettél egy bizonylatot, nézd meg az útmutatónkat arról, hogyan igazolj költséget bizonylat nélkül.
Hol segít a ReceGuard
Minden bizonylat képpel, dátummal, összeggel és üzleti céllal együtt kerül az iPhone-odra. Egy teljes évet exportálhatsz a könyvelődnek, és egy 2026-os blokkot 2034-ben is pár másodperc alatt megtalálsz.
Gyakori kérdések
Meddig kell megőrizni a számlákat egyéni vállalkozóként?
Egyéni vállalkozóként legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig, a hosszabbító körülményeket is figyelembe véve. A számviteli törvény szerinti 8 év nem általános egyéni vállalkozói kötelezettség.
Mikor kezdődik az 5 éves elévülés?
Annak a naptári évnek az utolsó napjától, amelyben a bevallást be kellett nyújtani.
Átalányadózóként is meg kell őriznem a blokkokat?
Költséget nem számolsz el, de a kiállított számlákat, a bevételi nyilvántartást és a befizetési igazolásokat igen.
Elég, ha elektronikusan őrzöm a bizonylatokat?
Igen, ha a másolat hiteles, olvasható és visszakereshető a teljes megőrzési idő alatt.
Meddig kell megőrizni az útnyilvántartást?
Az elszámolást igazoló többi adóügyi irattal együtt, legalább az alkalmazandó elévülésig; a számviteli törvény hatálya alá tartozóknál a 8 éves szabályt is figyelembe kell venni. Lásd az útnyilvántartásról szóló útmutatót.
Mi történik, ha túl korán semmisítem meg a bizonylatokat?
A költséget a NAV nem fogadhatja el, és mulasztási bírságot is kiszabhat.
Források
- Nemzeti Jogszabálytár: 2000. évi C. törvény a számvitelről, 169. §
- Nemzeti Jogszabálytár: 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről
- Adózóna: milyen iratokat kell megőrizni és mennyi ideig
Ez a cikk általános tájékoztatás a nyilvántartásról, nem adótanácsadás. A szabályok változnak, és minden eset más; a saját helyzetedet egyeztesd könyvelővel vagy adótanácsadóval.
Szkennelj bizonylatokat, vezesd az utakat, és exportálj adócsomagot, amikor kell.
ReceGuard letöltése