ReceGuard
Πρωτογενής αναφορά για τις υποχρεώσεις διαφύλαξης και την παραγραφή: ΑΑΔΕ, ν. 5104/2024, άρθρα 13 και 37. Εφαρμόστε το ισχύον κωδικοποιημένο κείμενο και τις τυχόν παρατάσεις στη δική σας υπόθεση, όχι μόνο τον γενικό υπολογισμό του παραδείγματος.
Σύντομη απάντηση: πόσο κρατάμε τα παραστατικά;
Σύμφωνα με το άρθρο 7 του ν. 4308/2014, τα λογιστικά αρχεία διαφυλάσσονται για τουλάχιστον πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου στην οποία αφορούν. Ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας προσθέτει ότι δεν καταστρέφονται όσο δεν έχει παραγραφεί το δικαίωμα της Φορολογικής Διοίκησης να εκδώσει πράξη προσδιορισμού φόρου.
Στην πράξη, για τα περισσότερα έτη η παραγραφή είναι πέντε χρόνια από το τέλος του έτους υποβολής της δήλωσης, οπότε ένα παραστατικό του 2026 χρειάζεται συνήθως να φυλαχτεί μέχρι τα τέλη του 2032.
Τα βασικά
- Τουλάχιστον 5 έτη από τη λήξη της περιόδου για τιμολόγια, αποδείξεις, κινήσεις τραπεζών και βιβλία.
- Όχι λιγότερο από όσο διαρκεί η παραγραφή του δικαιώματος ελέγχου, που μπορεί να παραταθεί.
- Τα δεδομένα στο myDATA δεν αντικαθιστούν το δικό σας αρχείο παραστατικών.
- Η ψηφιακή διαφύλαξη επιτρέπεται, αρκεί το αρχείο να είναι πλήρες και αναγνώσιμο.
- Τα παραστατικά παγίων που αποσβένετε κρατούνται όσο διαρκεί η απόσβεση και μετά την προθεσμία.
Ποια είναι η προθεσμία διαφύλαξης το 2026;
Πέντε έτη ως ελάχιστο. Το άρθρο 7 του ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα) ορίζει ότι το σύνολο των λογιστικών αρχείων διαφυλάσσεται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου και τον χρόνο παραγραφής που προβλέπει η φορολογική νομοθεσία. Ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας ζητά τα βιβλία και τα στοιχεία να διατηρούνται όσο δεν έχει παραγραφεί το δικαίωμα του Δημοσίου.
Η γενική προθεσμία παραγραφής είναι πέντε χρόνια από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία υποβολής της δήλωσης. Μπορεί να παραταθεί, για παράδειγμα σε περίπτωση εντολής ελέγχου ή νέων στοιχείων.
| Έγγραφο | Διάρκεια |
|---|---|
| Τιμολόγια αγορών και πωλήσεων, αποδείξεις | Τουλάχιστον 5 έτη, όσο διαρκεί η παραγραφή |
| Κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών και αποδεικτικά πληρωμής | Τουλάχιστον 5 έτη |
| Βιβλίο κίνησης αυτοκινήτου, δαπάνες ταξιδιών | Τουλάχιστον 5 έτη |
| Παραστατικά αγοράς παγίων | Διάρκεια απόσβεσης + 5 έτη |
Παράδειγμα υπολογισμού
Απόδειξη 14/03/2026 → δήλωση φορολογικού έτους 2026 το 2027 → παραγραφή στις 31/12/2032 → καταστροφή όχι πριν από 01/01/2033 και μόνο αν δεν εκκρεμεί έλεγχος ή υπόθεση.
Αρκεί το myDATA;
Το myDATA συγκεντρώνει τα δεδομένα που διαβιβάζουν οι εκδότες και εσείς για τα έσοδα και τα έξοδά σας. Είναι πολύτιμο για τη συμφωνία με τα βιβλία και για την προσυμπλήρωση δηλώσεων. Δεν περιέχει όμως πάντα το πλήρες παραστατικό με τα είδη, και οι αποδείξεις λιανικής που πήρατε από μικρά καταστήματα μπορεί να λείπουν ή να εμφανίζονται χωρίς χαρακτηρισμό. Το πλήρες παραστατικό είναι η απόδειξη· το myDATA είναι ευρετήριο.
Μπορείτε να πετάξετε το χαρτί μετά τη σάρωση;
Τα λογιστικά αρχεία μπορούν να διαφυλάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή, με την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η ακεραιότητα, η αναγνωσιμότητα και η πρόσβαση σε αυτά καθ’ όλη τη διάρκεια της προθεσμίας. Σαρώστε ολόκληρο το παραστατικό, με ΑΦΜ εκδότη, ΜΑΡΚ και ΦΠΑ ευανάγνωστα. Οι θερμικές αποδείξεις ξεθωριάζουν σε ένα με δύο χρόνια, οπότε σαρώστε τις την ίδια μέρα. Για σημαντικά παραστατικά, ρωτήστε τον λογιστή σας πριν καταστρέψετε το πρωτότυπο.
- Σαρώστε ολόκληρο το παραστατικό, με ΑΦΜ, ημερομηνία και ΦΠΑ.
- Γράψτε τον επαγγελματικό σκοπό της δαπάνης στην εγγραφή.
- Ονομάστε τα αρχεία με ημερομηνία, προμηθευτή και ποσό.
- Κρατήστε αντίγραφο ασφαλείας εκτός του τηλεφώνου ή του υπολογιστή εργασίας.
Τι γίνεται αν λείπουν παραστατικά;
Η ΑΑΔΕ μπορεί να μην αναγνωρίσει δαπάνη που δεν τεκμηριώνεται και, σε σοβαρές περιπτώσεις, να προσδιορίσει το εισόδημα με έμμεσες μεθόδους. Η μη διαφύλαξη βιβλίων και στοιχείων είναι επίσης διαδικαστική παράβαση με πρόστιμο. Αν έχετε ήδη χάσει ένα παραστατικό, δείτε τον οδηγό μας για το πώς τεκμηριώνετε μια δαπάνη χωρίς απόδειξη.
Πού βοηθά το ReceGuard
Κάθε παραστατικό αποθηκεύεται με εικόνα, ημερομηνία, ποσό και επαγγελματικό σκοπό στο iPhone σας. Μπορείτε να εξαγάγετε ολόκληρο το έτος για τον λογιστή σας και να βρείτε μια απόδειξη του 2026 και το 2032 σε λίγα δευτερόλεπτα.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο καιρό κρατά τα τιμολόγια ένας ελεύθερος επαγγελματίας;
Τουλάχιστον πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου και πάντως όσο δεν έχει παραγραφεί το δικαίωμα ελέγχου της ΑΑΔΕ.
Από πότε μετράει η παραγραφή;
Ως γενικός κανόνας, πέντε χρόνια από το τέλος του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία υποβολής της δήλωσης.
Αντικαθιστά το myDATA το αρχείο μου;
Όχι. Το myDATA είναι χρήσιμο για έλεγχο και συμφωνία, αλλά τα παραστατικά τα φυλάτε εσείς.
Μπορώ να κρατάω μόνο ψηφιακά αντίγραφα;
Ναι, εφόσον είναι πλήρη, αναγνώσιμα και αμετάβλητα για όλη την προθεσμία.
Πόσο κρατάω το βιβλίο κίνησης του αυτοκινήτου;
Μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία του έτους, τουλάχιστον πέντε χρόνια. Δείτε τον οδηγό μας για το βιβλίο κίνησης.
Τι γίνεται αν καταστρέψω παραστατικά νωρίτερα;
Η δαπάνη μπορεί να μην αναγνωριστεί και μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο για μη διαφύλαξη στοιχείων.
Πηγές
- Taxheaven: ν. 4308/2014, Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (άρθρο 7)
- ΑΑΔΕ: ηλεκτρονικά βιβλία myDATA
- Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων
Αυτό το άρθρο είναι γενική πληροφόρηση για την τήρηση αρχείων, όχι φορολογική συμβουλή. Οι κανόνες αλλάζουν και κάθε περίπτωση διαφέρει· επιβεβαιώστε την περίπτωσή σας με λογιστή.
Σαρώστε αποδείξεις, καταγράψτε διαδρομές και εξαγάγετε φορολογικό πακέτο όποτε χρειαστεί.
Κατεβάστε το ReceGuard