Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer: die Nachweise, die du wirklich brauchst

Wer die Pauschale oder das Arbeitszimmer absetzen kann

Ein wichtiger Unterschied zu vielen anderen Ländern zuerst: Die Homeoffice-Pauschale ist in Deutschland nicht nur Selbstständigen vorbehalten. Sie gilt nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG für Betriebsausgaben und nach § 9 Abs. 5 EStG für Werbungskosten gleichermaßen — Angestellte im Homeoffice können sie also genauso geltend machen wie Freiberufler und Selbstständige.

Voraussetzung ist, dass die berufliche oder betriebliche Tätigkeit an dem jeweiligen Tag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Ein eigenes Zimmer ist dafür nicht nötig — der Küchentisch reicht, solange die Arbeit dort tatsächlich überwiegend stattfindet.

Das häusliche Arbeitszimmer ist strenger: ein abgeschlossener Raum, der so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird und den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Dann können Sie die tatsächlichen Kosten oder alternativ die Jahrespauschale von 1.260 Euro abziehen. Für jeden vollen Monat ohne diese Voraussetzungen wird die Jahrespauschale um ein Zwölftel gekürzt. Ohne Mittelpunkt gibt es keinen auf 1.260 Euro begrenzten Abzug tatsächlicher Raumkosten. Steht dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann stattdessen die Tagespauschale auch an Tagen mit auswärtiger Tätigkeit oder Besuch der ersten Tätigkeitsstätte zulässig sein.

Tagespauschale vs. häusliches Arbeitszimmer im Vergleich

Die Pauschale lässt sich Jahr für Jahr neu wählen. Wer im Laufe des Jahres von einer Mietwohnung mit Arbeitsecke in eine Wohnung mit echtem Arbeitszimmer zieht, kann die Methode entsprechend anpassen, sollte den Wechsel aber mit Datum dokumentieren.

Was die Tagespauschale an Nachweisen wirklich braucht

Weil die Pauschale unabhängig von den tatsächlichen Kosten gilt, gibt es keine Stromrechnung und keine Mietbescheinigung, die dafür abgeheftet werden muss. Zwei Dinge gehören trotzdem in die gleiche Ablage wie alle anderen Belege:

• Eine Tagesliste. Ein einfacher Kalendereintrag oder eine Tabelle mit den Homeoffice-Tagen reicht aus, um die Anzahl der geltend gemachten Tage im Zweifel zu belegen.
• Ein Hinweis auf die erste Tätigkeitsstätte. Halten Sie fest, ob und wie oft Sie an dem jeweiligen Tag einen anderen festen Arbeitsplatz aufgesucht haben — das entscheidet, ob der Tag zählt.

Für Selbstständige ohne festen externen Arbeitsplatz ist diese Frage meist unstrittig. Bei Mischformen aus Bürotagen und Homeoffice-Tagen lohnt sich die einfache Liste, weil sie im Zweifel schneller erstellt ist als rekonstruiert.

Was das häusliche Arbeitszimmer an Belegen braucht

Der tatsächliche Abzug verlangt deutlich mehr Unterlagen, weil jede Position im Verhältnis der Quadratmeter des Arbeitszimmers zur Gesamtwohnfläche berechnet wird.

Der Grundriss ist die wichtigste Unterlage im gesamten Vorgang: Ohne die Quadratmeterzahl des Zimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche lässt sich kein einziger anteiliger Betrag berechnen.

Rechenbeispiel: Pauschale gegen Arbeitszimmer

Zahlen machen den Unterschied greifbarer als Prozentsätze allein. Nehmen wir eine freiberufliche Grafikdesignerin mit einer 100-Quadratmeter-Mietwohnung, davon 20 Quadratmeter ein abgeschlossenes Arbeitszimmer, das sie fast ausschließlich beruflich nutzt. Miete und Nebenkosten zusammen betragen 1.400 Euro im Monat, also 16.800 Euro im Jahr. Sie arbeitet an 220 Tagen im Jahr überwiegend von zu Hause.

Die 3.360 Euro sind nur abziehbar, wenn das nahezu ausschließlich beruflich genutzte, abgeschlossene Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit der Designerin bildet und sie die Kosten nachweist. Alternativ kann sie unter diesen Voraussetzungen die Jahrespauschale wählen. Bei einer Arbeitsecke ohne abgeschlossenen Raum kommt nur die Tagespauschale in Betracht, sofern deren Bedingungen erfüllt sind.

Der Vergleich zeigt auch, warum die Wahl der Methode nicht nur eine Frage der Höhe ist: 3.360 Euro brauchen fünf verschiedene Belegarten, während 1.260 Euro mit einer einzigen Tagesliste auskommen. Wer wenig Zeit für Buchhaltung hat, wählt manchmal bewusst die niedrigere, aber einfachere Pauschale.

Was bei einem Umzug oder einem Wechsel während des Jahres gilt

Wer im Laufe des Jahres umzieht oder von einer Wohnung ohne Arbeitszimmer in eine mit echtem Arbeitszimmer wechselt, muss die Nachweise für beide Zeiträume getrennt führen. Für die Tagespauschale ist das unkompliziert: Die Tagesliste läuft einfach weiter, unabhängig davon, in welcher Wohnung der jeweilige Homeoffice-Tag stattfand.

Für das häusliche Arbeitszimmer ist eine saubere Trennung wichtiger, weil sich die zugrunde liegende Fläche und Miete ändern. Führen Sie für jeden Wohnsitz einen eigenen Grundriss mit Datum, und teilen Sie die Jahreskosten anteilig nach der Anzahl der Monate in jeder Wohnung auf. Eine kurze Notiz mit dem Umzugsdatum im selben Ordner erspart im Nachhinein viel Rechnerei.

Häufige Fehler bei der Homeoffice-Dokumentation

• Kein Nachweis der Homeoffice-Tage. Wer die Pauschale ansetzt, aber keine Liste führt, hat bei Rückfragen nichts zum Vorlegen.
• Das Gästezimmer als Arbeitszimmer angeben. Ein Raum, der auch als Gästezimmer dient, erfüllt die fast ausschließliche berufliche Nutzung meist nicht.
• Grundriss verlegt. Ohne Quadratmeterangabe lässt sich der anteilige tatsächliche Raumkostenabzug nicht berechnen. Für die Tagespauschale ist dagegen kein Flächennachweis nötig.
• Anschaffungskosten nicht separat abgeheftet. Laufende Rechnungen werden meist aufbewahrt, die einmaligen Kauf- und Renovierungsbelege für die Abschreibung geraten dagegen oft in Vergessenheit.
• Pauschale und Arbeitszimmer für denselben Tag doppelt ansetzen. Das ist pro Tag ausgeschlossen und führt bei einer Prüfung zu Rückfragen.

Häufig gestellte Fragen