ReceGuard
W skrócie: co zrobić, gdy zginie dokument?
Przy fakturze najpierw sprawdź KSeF: od 2026 roku większość faktur od firm jest tam zapisana. Jeśli faktura była papierowa, poproś sprzedawcę o duplikat.
Przy paragonie odtwórz wydatek z innych dowodów: wyciągu z karty, potwierdzenia zamówienia, e-maila. W PIT możesz wtedy sporządzić dowód wewnętrzny z opisem, ale do odliczenia VAT potrzebna jest faktura.
Najważniejsze
- Faktury szukaj w KSeF albo poproś o duplikat.
- Wyciąg z banku potwierdza płatność, nie zakup.
- Połącz wyciąg, potwierdzenie zamówienia i własną notatkę.
- Bez faktury zwykle nie odliczysz VAT.
- Skanuj każdy paragon od razu.
Krok 1: duplikat lub KSeF
Faktury wystawione w KSeF możesz pobrać z systemu w każdej chwili. Przy fakturze papierowej poproś sprzedawcę o duplikat, podając datę, kwotę i sposób płatności. Sklepy internetowe zwykle udostępniają faktury na koncie klienta.
Krok 2: odtwórz wydatek
- Wyciąg z banku lub karty z datą, kwotą i sprzedawcą.
- Potwierdzenie zamówienia lub e-mail z opisem zakupu.
- Wpis w kalendarzu lub ewidencji przebiegu pokazujący cel.
- Zdjęcie towaru lub protokół odbioru.
| Dowód | Pokazuje płatność? | Pokazuje zakup? | Pokazuje VAT? |
|---|---|---|---|
| Duplikat faktury | Tak | Tak | Tak |
| Wyciąg z banku | Tak | Nie | Nie |
| Potwierdzenie zamówienia | Czasem | Tak | Czasem |
| Dowód wewnętrzny | Nie | Tak | Nie |
Krok 3: notatka lub dowód wewnętrzny
Opisz, co, kiedy, gdzie i za ile kupiono, w jakim celu i dlaczego brakuje dokumentu. Dołącz wyciąg. W KPiR dowód wewnętrzny może zastąpić brakujący dowód zakupu w szczególnych przypadkach, gdy nie da się uzyskać dokumentu od sprzedawcy.
Wzór notatki
Data: … · Sprzedawca: … · Kwota: … zł · Co: … · Cel firmowy: … · Płatność: … · Dlaczego brak dokumentu: … · Załączniki: wyciąg, e-mail.
A VAT?
Do odliczenia VAT potrzebna jest faktura. Jeśli nie uda się jej uzyskać, nie odliczaj VAT. Przy dużych kwotach skonsultuj się z księgową.
Gdzie pomaga ReceGuard
Zeskanowanego paragonu nie zgubisz. ReceGuard przechowuje paragony w iPhonie z datą, kwotą i celem.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zaliczyć wydatek do kosztów bez paragonu?
Czasem, jeśli udokumentujesz go innymi dowodami. VAT zwykle przepada.
Gdzie znajdę zgubioną fakturę?
Jeśli była wystawiona w KSeF, pobierzesz ją z systemu. W innym przypadku poproś o duplikat.
Czy wyciąg z banku wystarczy?
Sam nie. Potwierdza płatność, ale nie to, co kupiono.
Co wpisać w dowodzie wewnętrznym?
Datę, sprzedawcę, kwotę, przedmiot zakupu, cel i przyczynę braku dokumentu.
Źródła
Ten artykuł to ogólna informacja według stanu na październik 2026 i nie jest poradą podatkową. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgową.
Skanuj paragony, zapisuj przejazdy i eksportuj paczkę dokumentów podatkowych, gdy jej potrzebujesz.
Pobierz ReceGuard