Geschäftsessen 2026 in Deutschland: Bewirtungsbeleg und Nachweise

Kurze Antwort: Was ist abziehbar?

Angemessene, nachgewiesene Bewirtung aus geschäftlichem Anlass ist nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG grundsätzlich zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die verbleibenden 30 Prozent sind nicht abziehbar. Der eigene tägliche Restaurantbesuch ist deshalb noch keine Geschäftsfreunde-Bewirtung. Verpflegungsmehraufwendungen bei einer beruflichen Reise folgen einer anderen Regel.

Rechnung und Bewirtungsnotiz gehören zusammen

Halten Sie Ort, Datum, Teilnehmer, konkreten Anlass und Betrag fest. Bei einem Restaurantbesuch gehören die Rechnung und Ihre Angaben zu Teilnehmern und Anlass zusammen. Schreiben Sie lieber „Besprechung des Angebots für Projekt A mit Kundin B“ als nur „Geschäftsessen“. Eine nachträgliche Erinnerung Monate später ist schwächer als eine zeitnahe Notiz.

Was auf der Restaurantrechnung stehen muss

Prüfen Sie Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Steuerangaben. Bei Rechnungen über 250 Euro gelten zusätzliche Rechnungsanforderungen, einschließlich des Rechnungsempfängers. Eine Kartenabrechnung allein ersetzt die Rechnung nicht. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 beschreibt die Anforderungen an elektronische Belege, Kassensysteme und digitale Bewirtungsnachweise; speichern Sie den gelieferten Originalbeleg statt nur einen beschnittenen Screenshot.

Beispiel: nicht Bruttobetrag und Vorsteuer vermischen

Eine ordnungsgemäße Rechnung für begünstigte Speisen beträgt 107 Euro, davon 100 Euro netto und 7 Euro Umsatzsteuer. Ist der volle Vorsteuerabzug im konkreten Fall zulässig, beträgt der einkommensteuerliche Bewirtungsabzug 70 Euro; die 7 Euro Vorsteuer werden getrennt behandelt. Seit 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsleistungen ohne Getränke wieder der ermäßigte Steuersatz. Getränke werden getrennt behandelt; verwenden Sie die tatsächlichen Steuerangaben der Rechnung. Ohne Vorsteuerabzugsrecht ist die Bemessungsgrundlage anders. Die 70-Prozent-Regel ist keine pauschale Vorsteuerquote. BMF: Restaurantleistungen ab 2026.

Eigene Mahlzeit, Mitarbeiter oder Kunde?

Notieren Sie den Typ der Ausgabe vor dem Export. Eigene Verpflegung, rein betriebliche Mitarbeiterbewirtung und Bewirtung von Geschäftsfreunden haben unterschiedliche Voraussetzungen. Auch ein angemessener Preis ersetzt weder Anlass noch Teilnehmernachweis. Prüfen Sie die Behandlung gemischter Gruppen mit der Steuerberatung, statt allen Restaurantbelegen dieselbe Quote zu geben.

Der einfache Ablauf nach dem Essen

Fotografieren Sie die vollständige Rechnung, kontrollieren Sie Händler, Datum, Steuer und Betrag und ergänzen Sie Teilnehmer, Anlass und gegebenenfalls einen Trinkgeldnachweis. Verknüpfen Sie die Notiz mit genau diesem Beleg. Beim Monatsabschluss prüfen Sie doppelte Scans und stornierte Zahlungen. So kann die Steuerberatung den Vorgang prüfen, ohne den geschäftlichen Anlass erraten zu müssen.

Praktische Werkzeuge

• Ausgabenaufzeichnung
• Fahrtenvorlage

Häufig gestellte Fragen