ReceGuard
Trả lời nhanh: các hạng mục chi phí Schedule C
Phần II của Schedule C có hai mươi dòng chi phí được đánh số. Theo thứ tự: 8 Quảng cáo, 9 Xe hơi và xe tải, 10 Hoa hồng và phí, 11 Lao động thuê ngoài, 12 Cạn kiệt tài nguyên, 13 Khấu hao và mục 179, 14 Chương trình phúc lợi nhân viên, 15 Bảo hiểm (trừ y tế), 16a/16b Lãi vay, 17 Dịch vụ pháp lý và chuyên môn, 18 Chi phí văn phòng, 19 Kế hoạch hưu trí và chia lợi nhuận, 20a/20b Thuê và thuê tài chính, 21 Sửa chữa và bảo trì, 22 Vật tư, 23 Thuế và giấy phép, 24a Công tác, 24b Ăn uống được trừ, 25 Điện nước và viễn thông, 26 Tiền lương, 27a Chi phí khác. Dòng 30 xử lý riêng việc dùng nhà vào kinh doanh.
Hãy dùng những tên này làm hạng mục hóa đơn ngay từ đầu. Mỗi hạng mục tự đặt là một việc chuyển đổi bị hoãn lại, chứ không tránh được.
Hạng mục chi phí Schedule C, từng dòng một
Đây là bảng tra khi làm việc. Cột thứ ba giúp tiết kiệm thời gian về sau: hóa đơn thuộc hạng mục đó cần có gì ngoài số tiền.
| Dòng | Danh mục | Những gì thuộc về đây | Ghi chú lưu cùng hóa đơn |
|---|---|---|---|
| 8 | Quảng cáo | Quảng cáo, bài đăng được tài trợ, tờ rơi, phí quảng cáo, logo và thiết kế, tài trợ | Chiến dịch hoặc kênh. |
| 9 | Chi phí xe hơi và xe tải | Mức tiêu chuẩn theo dặm hoặc chi phí xe thực tế, cộng phí gửi xe và cầu đường cho công việc | Mục đích chuyến đi và xe nào. |
| 10 | Hoa hồng và phí | Hoa hồng bán hàng, phí giới thiệu, phí sàn và nền tảng | Trả cho ai và cho giao dịch nào. |
| 11 | Lao động thuê ngoài | Khoản trả cho người không phải nhân viên để mua dịch vụ; có thể cần 1099-NEC | Tên nhà thầu và công việc đã làm. |
| 12 | Cạn kiệt tài nguyên | Khai thác tài nguyên thiên nhiên. Hiếm gặp ngoài khai khoáng, gỗ và dầu khí | — |
| 13 | Khấu hao và mục 179 | Thiết bị, xe cộ, đồ nội thất và tài sản khác có thời gian sử dụng trên một năm | Ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, tỷ lệ dùng cho công việc. |
| 14 | Chương trình phúc lợi nhân viên | Phúc lợi cho nhân viên ngoài kế hoạch hưu trí; không phải bảo hiểm y tế của chính bạn | Phúc lợi gì và cho nhân viên nào. |
| 15 | Bảo hiểm (trừ y tế) | Trách nhiệm dân sự, trách nhiệm nghề nghiệp, tài sản kinh doanh, bảo hiểm xe công việc | Loại hợp đồng và thời hạn bảo hiểm. |
| 16a / 16b | Lãi vay | 16a lãi vay thế chấp bất động sản kinh doanh; 16b lãi các khoản vay và tín dụng kinh doanh khác | Khoản vay hoặc tài khoản nào. |
| 17 | Dịch vụ pháp lý và chuyên môn | Kế toán, luật sư, người giữ sổ sách, tư vấn hoặc lập tờ khai thuế cho doanh nghiệp | Lưu hóa đơn cùng chứng từ thanh toán. |
| 18 | Chi phí văn phòng | Văn phòng phẩm và bưu phí | Thường không cần gì. |
| 19 | Kế hoạch hưu trí và chia lợi nhuận | Khoản đóng của chủ cho nhân viên; không phải khoản SEP hay SIMPLE của chính bạn | Tên kế hoạch và kỳ. |
| 20a / 20b | Thuê và thuê tài chính | 20a xe cộ, máy móc và thiết bị; 20b tài sản kinh doanh khác như mặt bằng | Thuê gì và trong bao lâu. |
| 21 | Sửa chữa và bảo trì | Sửa chữa nhỏ không làm tăng giá trị hay kéo dài đáng kể tuổi thọ của tài sản | Sửa gì, và đó là sửa chữa chứ không phải thay thế. |
| 22 | Vật tư | Vật liệu và đồ tiêu hao thực sự được dùng cho kinh doanh trong năm đó | Công việc, dự án hoặc khách hàng. |
| 23 | Thuế và giấy phép | Giấy phép kinh doanh, phí quản lý, thuế tài sản kinh doanh, các khoản đóng của chủ sử dụng lao động | Cơ quan và kỳ. |
| 24a | Công tác | Vé máy bay, khách sạn, thuê xe, hành lý và chi phí khác ngoài nơi cư trú thuế | Ngày đi, điểm đến và mục đích công việc. |
| 24b | Ăn uống được trừ | Bữa ăn công việc, thường chịu giới hạn 50% | Ai có mặt và mục đích công việc. |
| 25 | Điện nước và viễn thông | Điện, gas, nước và đường dây điện thoại kinh doanh ngoài đường dây đầu tiên ở nhà | Mặt bằng hoặc đường dây nào. |
| 26 | Tiền lương | Lương nhân viên, trừ các khoản tín dụng việc làm nếu có | Kỳ lương. |
| 27a | Chi phí khác | Chi phí hợp lệ không có dòng ở trên; liệt kê từng khoản ở Phần V | Mô tả cụ thể, không bao giờ là “linh tinh”. |
| 30 | Dùng nhà vào kinh doanh | Phương pháp đơn giản hoặc Form 8829; một phép tính riêng, không phải thùng chứa hóa đơn | Diện tích theo foot vuông và bằng chứng sử dụng riêng. |
Một số dòng khiến người ta bất ngờ vì không có. Không có dòng cho phần mềm, khóa học hay đào tạo, phí ngân hàng hay bảo hiểm y tế của chính bạn — khoản cuối là một điều chỉnh trên Form 1040, không phải chi phí Schedule C.
Năm cặp hay bị nhầm nhất
Chi phí văn phòng (18) và vật tư (22)
Hướng dẫn vạch ranh giới rõ hơn nhiều người nghĩ. Dòng 18 dành cho văn phòng phẩm và bưu phí. Dòng 22 dành cho vật liệu và đồ tiêu hao thực sự được dùng cho kinh doanh trong năm. Mực in cho việc hành chính của bạn ghi dòng 18; sơn quét lên tường của khách hàng ghi dòng 22.
Sửa chữa (21) và khấu hao (13)
Dòng 21 dành cho sửa chữa nhỏ không làm tăng giá trị tài sản hay kéo dài đáng kể tuổi thọ của nó, và hướng dẫn nói rõ khoản chi để khôi phục hay thay thế tài sản phải được vốn hóa. Sửa cản xe tải nhỏ là sửa chữa; động cơ mới thì không.
Công tác (24a) và xe (9)
Công tác là ở xa nơi cư trú thuế qua đêm: vé máy bay, khách sạn, thuê xe. Lái xe của chính mình là dòng 9, bất kể quãng đường. Một chuyến đi có thể sinh ra cả hai — vé máy bay ở 24a và quãng đường ra sân bay ở dòng 9.
Lao động thuê ngoài (11) và dịch vụ pháp lý, chuyên môn (17)
Dòng 17 dành riêng cho kế toán và luật sư, cùng tư vấn thuế và lập tờ khai. Các nhà thầu khác — nhà thiết kế, lập trình viên, thầu phụ ở công trình — thuộc dòng 11, dòng này khi vượt ngưỡng còn kéo theo nghĩa vụ báo cáo 1099-NEC.
Điện nước (25) và văn phòng tại nhà (30)
Nếu dịch vụ cấp cho mặt bằng kinh doanh, đó là dòng 25. Nếu cấp cho nhà bạn và bạn phân bổ một phần cho văn phòng tại nhà, nó thuộc phép tính của dòng 30, không phải cả hai. Quy tắc điện thoại cụ thể một cách lạ: không được trừ cước cơ bản của đường dây đầu tiên ở nhà, nhưng được trừ chi phí kinh doanh tăng thêm, kể cả đường dây thứ hai.
Mua sắm dùng hỗn hợp
Sử dụng hỗn hợp là chỗ sổ sách của người tự kinh doanh hay sai một cách âm thầm nhất, vì quyết định thì dễ lúc đó nhưng không thể dựng lại sau một năm.
| Khoản mua | Ghi lại ngay | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện thoại | Tỷ lệ công việc và cách bạn tính ra | Đường dây đầu tiên ở nhà bị loại trừ; phần còn lại cần căn cứ. |
| Máy tính xách tay | Tỷ lệ dùng cho công việc và ngày đưa vào sử dụng | Quyết định khấu hao hoặc mục 179, và tỷ lệ có thể thay đổi. |
| Xe | Số dặm công việc so với tổng số dặm | Listed property. Áp dụng chứng minh chặt chẽ, và ước tính không đủ. |
| Internet ở nhà | Phần công việc, nhất quán với văn phòng tại nhà | Tính hai lần với dòng 30 là lỗi phổ biến. |
| Đi chợ kèm hai món văn phòng phẩm | Tách hóa đơn, hoặc ghi chú cả hai dòng | Cả hóa đơn không được trừ chỉ vì một phần của nó được trừ. |
Ghi tỷ lệ và lý do vào hồ sơ. “60% công việc, dựa trên lịch sử cuộc gọi tháng Sáu” đứng vững trước câu hỏi. Chỉ “60%” là con số bạn không bảo vệ được, thậm chí không nhớ nổi.
Mỗi hạng mục cần gì ngoài hóa đơn
Không phải hạng mục nào cũng có giá trị chứng minh như nhau. Mục 274(d) luật thuế Mỹ đặt công tác, ăn uống, quà tặng và listed property vào diện chứng minh chặt chẽ, nghĩa là không ước tính và không con số áng chừng. Publication 463 nêu các yếu tố cần có.
| Danh mục | Yếu tố cần ghi lại | Chứng minh chặt chẽ? |
|---|---|---|
| Công tác (24a) | Số tiền, ngày vắng mặt, điểm đến, mục đích công việc | Có |
| Ăn uống (24b) | Số tiền, ngày, địa điểm, mục đích công việc, quan hệ công việc của người tham dự | Có |
| Xe (9) | Số dặm mỗi lần dùng cho công việc, ngày, điểm đến, mục đích, tổng số dặm cả năm | Có |
| Quà tặng | Giá, ngày, mô tả, người nhận và quan hệ | Có |
| Vật tư, văn phòng, điện nước, thuê | Số tiền, ngày, nhà cung cấp, mục đích công việc | Không — hồ sơ thông thường |
Chuyện gì xảy ra khi thiếu hóa đơn
“Kiểm tra Schedule C khi không có hóa đơn” là một trong những tìm kiếm phổ biến nhất về chủ đề này, và đáng có câu trả lời thẳng thắn chứ không phải lời trấn an.
Với chi phí thông thường, quy tắc Cohan — từ vụ án năm 1930 liên quan đến nghệ sĩ George M. Cohan — cho phép tòa án ước tính khoản được trừ khi rõ ràng chi phí có thật nhưng hồ sơ không đầy đủ. Tòa án áp dụng một cách miễn cưỡng, ước tính theo hướng bất lợi cho người nộp thuế và đòi hỏi căn cứ đáng tin cho số tiền. Hướng dẫn của chúng tôi về cách chứng minh khoản chi sau khi mất hóa đơn trình bày các bước khiến việc ước tính trở nên không cần thiết.
Với công tác, ăn uống, quà tặng và listed property, quy tắc Cohan hoàn toàn không áp dụng. Mục 274(d) đã loại bỏ nó chính ở những hạng mục này. Không có ghi chép thì không được trừ — và đó chính là lý do nhật ký đi lại và ghi chú bữa ăn quan trọng hơn hóa đơn siêu thị.
Những thứ thay thế thực tế, xếp gần đúng theo mức hữu ích: bản sao từ nhà cung cấp, email xác nhận đơn hàng, sao kê thẻ kèm mục lịch ghi vào thời điểm đó, và bản tường trình viết càng gần sự việc càng tốt. Cái cuối yếu, nhưng còn hơn không và tốt hơn nhiều so với bản tường trình viết trong tuần bị kiểm tra.
Năm sai lầm biến thành việc phải làm vào mùa thuế
- Dòng 27a lớn và mơ hồ. Chi phí khác được liệt kê ở Phần V là có lý do. “Linh tinh 9.400 USD” mời gọi đúng câu hỏi bạn ít muốn nghe nhất.
- Đổi hạng mục giữa các năm. Phần mềm ở dòng 18 năm nay và ở 27a năm sau làm số liệu hằng năm của chính bạn trở nên vô dụng.
- Đưa cả hóa đơn vào một hạng mục. Tách hóa đơn là chuyện bình thường. Một lần mua sắm có thể liên quan vật tư, ăn uống và xe.
- Trừ đường dây điện thoại đầu tiên ở nhà. Hướng dẫn loại trừ rõ ràng cước cơ bản, và đây là điều chỉnh dễ dàng với bất kỳ ai rà soát tờ khai.
- Để việc phân loại đến tháng Tư. Quyết định hạng mục ngay trong ngày thì rẻ; mười một tháng sau thì đắt, khi thông tin duy nhất còn lại là tên cửa hàng.
Câu hỏi thường gặp
Schedule C có những hạng mục chi phí nào?
Phần II của Schedule C có 20 dòng chi phí được đánh số, từ dòng 8 (Quảng cáo) đến dòng 27a (Chi phí khác), cộng dòng 30 cho việc dùng nhà vào kinh doanh. Danh sách đầy đủ, kèm những gì thuộc từng dòng, có trong bảng ở trên.
Chi phí văn phòng và vật tư trên Schedule C khác nhau thế nào?
Hướng dẫn của IRS cụ thể một cách bất ngờ. Dòng 18, chi phí văn phòng, gồm văn phòng phẩm và bưu phí. Dòng 22, vật tư, gồm vật liệu và đồ tiêu hao trong phạm vi thực sự được tiêu dùng và sử dụng cho việc kinh doanh trong năm tính thuế. Giấy in là chi phí văn phòng; gỗ dùng cho công trình của khách hàng là vật tư.
Gói đăng ký phần mềm ghi vào đâu trên Schedule C?
Không có dòng riêng cho phần mềm. Phần lớn chủ doanh nghiệp tư nhân ghi phần mềm định kỳ vào dòng 18 (chi phí văn phòng) hoặc dòng 27a (chi phí khác), kèm mô tả rõ ràng. Chọn một và giữ nhất quán; đổi qua lại giữa các năm làm phép so sánh hằng năm trở nên vô dụng.
Tôi có thể trừ chi phí trên Schedule C khi không có hóa đơn không?
Đôi khi. Quy tắc Cohan cho phép tòa án ước tính một khoản chi được trừ khi rõ ràng người nộp thuế đã chi nhưng hồ sơ không đầy đủ. Quy tắc này không áp dụng cho công tác, ăn uống, quà tặng hay listed property như xe cộ, vốn phải được chứng minh chặt chẽ theo mục 274(d). Ước tính là lối thoát, không phải kế hoạch.
Dòng 27a, chi phí khác, dùng để làm gì?
Chi phí kinh doanh hợp lệ không khớp với dòng 8 đến 26 — liệt kê từng khoản ở Phần V và tổng chuyển sang dòng 27a. Một dòng 27a lớn và mơ hồ là dấu hiệu cảnh báo quen thuộc khi kiểm tra, nên hãy gọi tên từng khoản.
Quãng đường có tính vào chi phí xe không?
Có, ở dòng 9. Nếu dùng mức tiêu chuẩn theo dặm, dòng này ghi số dặm nhân với mức đó cộng phí gửi xe và phí cầu đường cho công việc. Nếu dùng chi phí thực tế, dòng này ghi phần công việc của nhiên liệu, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao. Phần IV của Schedule C yêu cầu thông tin xe trong cả hai trường hợp.
Năm 2026, bữa ăn công việc được trừ 50% hay 100%?
Phần lớn bữa ăn công việc chịu giới hạn 50%. Có vài ngoại lệ hẹp được trừ toàn bộ, như đồ ăn phục vụ công chúng để quảng cáo hoặc trong sự kiện giải trí cho toàn công ty. Hãy ghi đủ số tiền và áp giới hạn khi khai thuế, thay vì ghi một nửa rồi quên lý do.
Tôi nên dùng hạng mục riêng hay các dòng của Schedule C?
Các dòng của Schedule C. Hạng mục riêng sớm muộn cũng phải chuyển sang các dòng của biểu mẫu, và chuyển đổi hóa đơn cả năm vào tháng Tư chính là việc mà hạng mục lẽ ra giúp bạn tránh.
Vị trí của ReceGuard: gán một dòng Schedule C cho hóa đơn khi lưu, giữ mục đích công việc và phần phân bổ sử dụng hỗn hợp trong hồ sơ, và xuất gói hồ sơ thuế nhóm theo dòng khi kế toán yêu cầu. Ảnh luôn gắn với con số, nên mọi quyết định về hạng mục đều truy ngược được đến hóa đơn gốc.
Nguồn
- IRS (Mỹ): hướng dẫn Schedule C (Form 1040)
- IRS (Hoa Kỳ): về Schedule C (Form 1040)
- IRS (Hoa Kỳ), Publication 463: chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS (Mỹ) Publication 334: hướng dẫn thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS (Hoa Kỳ): lưu giữ hồ sơ
Bài viết này là thông tin chung về lưu giữ hồ sơ cho người khai thuế ở Mỹ, không phải tư vấn thuế. Số dòng và quy định có thể thay đổi giữa các năm tính thuế; hãy xem hướng dẫn của năm bạn đang khai.
Quét hóa đơn, ghi lại quãng đường và xuất gói hồ sơ thuế khi bạn cần.
Tải ReceGuard