ReceGuard et Shoeboxed

La vérification humaine est le véritable avantage de Shoeboxed

Shoeboxed fait quelque chose qu'une application de scanner normale ne peut pas faire : elle place les gens dans la boucle d'extraction. Ses spécialistes de la vérification vérifient des champs tels que le fournisseur, le total, la date, la taxe de vente et le type de paiement après OCR. Si vous avez un volume élevé de reçus en désordre et que vous préférez payer pour réduire les corrections, cela a du sens et non une fonctionnalité cosmétique.

ReceGuard lit le reçu localement et vous demande de revoir le résultat. C'est plus privé et immédiat, mais la responsabilité vous incombe. Un flux de travail local n'est pas automatiquement meilleur si la pile est suffisamment grande pour que vous ne la terminiez jamais.

L'Enveloppe Magique change le problème

Shoeboxed peut transformer un tiroir de papier en enregistrements numériques. Vous demandez une enveloppe magique préaffranchie, la remplissez de documents et l'envoyez par la poste à l'équipe de numérisation. L'allocation et la fréquence dépendent du forfait, et des enveloppes ou des numérisations supplémentaires peuvent coûter plus cher.

ReceGuard s'attend à ce que vous pointiez votre iPhone sur chaque reçu. Cela fonctionne bien pour une capture continue au moment de l'achat, mais il ne s'agit pas d'un service de courrier. Shoeboxed a un avantage évident pour les arriérés, la paperasse de bureau et tous ceux qui souhaitent que les documents physiques soient traités pour eux.

La confidentialité suit le flux de travail

L'OCR de ReceGuard s'exécute sur l'appareil et son opérateur ne peut pas lire vos reçus. La synchronisation facultative utilise votre propre base de données iCloud privée. Shoeboxed a besoin des documents dans son système (et les vérificateurs humains doivent y accéder) car l'organisation et la vérification dans le cloud sont le produit.

Cela ne rend pas Shoeboxed intrinsèquement dangereux ; cela signifie que vous choisissez une relation de service plutôt qu'un outil local. Vérifiez ses conditions actuelles de confidentialité, de conservation et de suppression, en particulier si les reçus contiennent des informations client, médicales ou autres informations sensibles.

Workflows kilométriques et comptables

Shoeboxed répertorie le suivi automatique illimité du kilométrage sur chaque forfait principal et ajoute la synchronisation des reçus Gmail ainsi que les intégrations QuickBooks Online et Xero sur Pro et Plus. Cette combinaison est utile pour les entreprises qui souhaitent que les documents et les déplacements soient acheminés vers la comptabilité.

L'enregistreur de kilométrage de ReceGuard est intentionnellement contrôlé par l'utilisateur. Vous démarrez l'enregistrement GPS, conservez l'objectif commercial du voyage et conservez un journal vierge pour une exportation ultérieure. C'est la meilleure solution lorsque vous souhaitez une capture explicite plutôt qu'une détection automatique des déclenchements.

Où Shoeboxed est la meilleure solution

Choisissez Shoeboxed pour les retards de réception, les entreprises gourmandes en papier, l'extraction vérifiée par l'homme, les utilisateurs multiples, l'ingestion de Gmail ou les intégrations comptables directes. Il gagne son prix lorsque l’externalisation permet de gagner plus de temps que l’abonnement et limite le coût du scan.

Où ReceGuard est la meilleure solution

Choisissez ReceGuard lorsque vous numérisez au fur et à mesure, préférez vérifier vos propres enregistrements, utilisez un iPhone et souhaitez que le texte du reçu reste en dehors d'un service de traitement géré par le fournisseur. Il vous donne un contrôle plus direct avec moins de machines opérationnelles.