Kontrola lidmi je skutečná výhoda Shoeboxed
Shoeboxed dělá něco, co běžná skenovací aplikace neumí: zapojuje do vytěžování lidi. Po OCR specialisté kontrolují pole jako dodavatel, celková částka, datum, daň z prodeje a způsob platby. Pokud máte hodně neúhledných účtenek a raději zaplatíte za méně oprav, je to podstatná výhoda, ne kosmetika.
ReceGuard čte účtenku v zařízení a výsledek necháte zkontrolovat sobě. Je to soukromější a okamžité, ale odpovědnost zůstává na vás. Místní postup není automaticky lepší, když je hromada tak velká, že ji nikdy nedokončíte.
Magic Envelope mění celou úlohu
Shoeboxed dokáže proměnit šuplík papírů v digitální záznamy. Objednáte si obálku Magic Envelope s předplaceným poštovným, naplníte ji dokumenty a pošlete skenovacímu týmu. Limit a četnost závisí na tarifu a další obálky nebo skeny mohou stát víc.
ReceGuard počítá s tím, že na každou účtenku namíříte iPhone. To funguje dobře pro průběžné zapisování hned při nákupu, ale není to podatelna. Shoeboxed má jasnou výhodu u nevyřízených hromad, kancelářských papírů a pro každého, kdo chce, aby se o fyzické dokumenty postaral někdo jiný.
Soukromí kopíruje postup
OCR v ReceGuard běží v zařízení a jeho provozovatel vaše účtenky číst nemůže. Volitelná synchronizace používá vaši soukromou databázi iCloud. Shoeboxed potřebuje dokumenty ve svém systému a kontroloři k nim potřebují přístup, protože uspořádání v cloudu a kontrola jsou samotným produktem.
To neznamená, že je Shoeboxed ze své podstaty nebezpečný; znamená to, že volíte službu, ne místní nástroj. Projděte si aktuální podmínky ochrany soukromí, uchovávání a mazání, zvlášť pokud účtenky obsahují údaje klientů, zdravotní či jiné citlivé informace.
Jízdy a účetní procesy
Shoeboxed uvádí neomezené automatické sledování jízd ve všech hlavních tarifech a v Pro a Plus přidává synchronizaci s Gmailem a napojení na QuickBooks Online a Xero. Taková kombinace se hodí firmám, které chtějí, aby dokumenty i jízdy proudily rovnou do účetnictví.
Záznam jízd v ReceGuard záměrně ovládáte vy. GPS spustíte sami, k jízdě uložíte účel a máte čistou knihu jízd k pozdějšímu exportu. Hodí se víc, když chcete jízdy zapisovat vědomě, ne je nechat automaticky rozpoznávat.
Kdy je lepší Shoeboxed
Zvolte Shoeboxed u nahromaděných účtenek, firem s velkým množstvím papíru, údajů kontrolovaných lidmi, více uživatelů, účtenek z Gmailu nebo přímého napojení na účetnictví. Vyplatí se, když zadání práce ušetří víc času, než stojí předplatné a limity.
Kde se ReceGuard hodí lépe
Zvolte ReceGuard, když skenujete průběžně, raději si záznamy kontrolujete sami, používáte iPhone a chcete, aby text účtenek zůstal mimo zpracovatelskou službu dodavatele. Získáte víc přímé kontroly s menší organizační zátěží.
ReceGuard