Die menschliche Verifizierung ist der wahre Vorteil von Shoeboxed
Shoeboxed macht etwas, was eine normale Scanner-App nicht kann: Es bringt Menschen in die Extraktionsschleife. Seine Verifizierungsspezialisten prüfen nach OCR Felder wie Kreditor, Gesamtsumme, Datum, Umsatzsteuer und Zahlungsart. Wenn Sie eine große Menge unordentlicher Belege haben und lieber dafür bezahlen möchten, Korrekturen zu reduzieren, ist das sinnvoll und kein kosmetisches Merkmal.
ReceGuard liest den Beleg vor Ort und fordert Sie auf, das Ergebnis zu überprüfen. Das ist privater und unmittelbarer, aber die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Ein lokaler Arbeitsablauf ist nicht automatisch besser, wenn der Stapel so groß ist, dass man ihn nie fertigstellt.
Der Magic Envelope verändert das Problem
Shoeboxed kann eine Papierschublade in digitale Aufzeichnungen verwandeln. Sie fordern einen frankierten Magic-Umschlag an, füllen ihn mit Dokumenten und senden ihn per Post an das Scan-Team. Der Umfang und die Häufigkeit hängen vom Plan ab, und zusätzliche Umschläge oder Scans können mehr kosten.
ReceGuard erwartet von Ihnen, dass Sie Ihr iPhone auf jede Quittung richten. Das eignet sich gut für die laufende Erfassung zum Zeitpunkt des Kaufs, ist aber kein Poststellendienst. Shoeboxed hat die Nase vorn, wenn es um Rückstände, Büropapiere und alle geht, die physische Dokumente für sich erledigen lassen möchten.
Der Datenschutz folgt dem Arbeitsablauf
Die OCR von ReceGuard läuft auf dem Gerät und der Bediener kann Ihre Belege nicht lesen. Bei der optionalen Synchronisierung wird Ihre eigene private iCloud-Datenbank verwendet. Shoeboxed benötigt die Dokumente in seinem System – und menschliche Prüfer benötigen Zugriff –, da Cloud-Organisation und -Verifizierung das Produkt sind.
Das macht Shoeboxed nicht grundsätzlich unsicher; Dies bedeutet, dass Sie sich für eine Servicebeziehung und nicht für ein lokales Tool entscheiden. Überprüfen Sie die aktuellen Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschbedingungen, insbesondere wenn Quittungen Kunden-, medizinische oder andere sensible Daten enthalten.
Kilometer- und Buchhaltungsabläufe
Shoeboxed listet in jedem Hauptplan eine unbegrenzte automatische Meilenverfolgung auf und fügt Gmail-Belegsynchronisierung sowie QuickBooks Online- und Xero-Integrationen für Pro und Plus hinzu. Diese Kombination ist nützlich für Unternehmen, die möchten, dass Dokumente und Reisen in die Buchhaltung einfließen.
Der Kilometerzähler von ReceGuard ist bewusst benutzergesteuert. Sie starten die GPS-Aufzeichnung, behalten den geschäftlichen Zweck der Reise bei und bewahren ein sauberes Protokoll für den späteren Export auf. Dies ist besser geeignet, wenn Sie eine explizite Erfassung anstelle einer automatischen Fahrterkennung wünschen.
Wo Shoeboxed die bessere Lösung ist
Wählen Sie Shoeboxed für Quittungsrückstände, papierintensive Geschäfte, von Menschen überprüfte Extraktion, mehrere Benutzer, Gmail-Aufnahme oder direkte Buchhaltungsintegrationen. Es lohnt sich, wenn Outsourcing mehr Zeit spart, als das Abonnement und die Scan-Limits kosten.
Wobei ReceGuard die bessere Lösung ist
Wählen Sie ReceGuard, wenn Sie unterwegs scannen, lieber Ihre eigenen Aufzeichnungen überprüfen, ein iPhone verwenden und möchten, dass der Belegtext außerhalb eines vom Anbieter betriebenen Verarbeitungsdienstes bleibt. Es ermöglicht Ihnen eine direktere Kontrolle mit weniger Maschineneinsatz.
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