ReceGuard và Shoeboxed

Kiểm tra thủ công là lợi thế thật của Shoeboxed

Shoeboxed làm được điều mà ứng dụng quét thông thường không làm được: đưa con người vào quy trình trích xuất. Sau OCR, chuyên viên kiểm tra các trường như nhà cung cấp, tổng tiền, ngày, thuế bán hàng và hình thức thanh toán. Nếu bạn có nhiều hóa đơn lộn xộn và muốn trả tiền để bớt phải sửa, đó là lợi thế thật, không phải tô điểm.

ReceGuard đọc hóa đơn ngay trên máy và nhờ bạn kiểm tra kết quả. Cách này riêng tư và nhanh hơn, nhưng trách nhiệm vẫn thuộc về bạn. Quy trình cục bộ không tự nhiên tốt hơn nếu chồng hóa đơn lớn tới mức bạn không bao giờ làm xong.

Magic Envelope thay đổi bài toán

Shoeboxed có thể biến một ngăn kéo đầy giấy tờ thành hồ sơ số. Bạn yêu cầu một Magic Envelope đã trả cước, cho tài liệu vào và gửi tới nhóm quét. Hạn mức và tần suất tùy gói, phong bì hoặc lượt quét thêm có thể tốn thêm phí.

ReceGuard cần bạn hướng iPhone vào từng hóa đơn. Cách này hiệu quả để ghi ngay lúc mua, nhưng không phải dịch vụ xử lý thư từ. Shoeboxed rõ ràng hơn hẳn với giấy tờ tồn đọng, hồ sơ văn phòng và những ai muốn có người xử lý giấy tờ giùm.

Quyền riêng tư đi theo quy trình

OCR của ReceGuard chạy trên thiết bị, và bên vận hành không đọc được hóa đơn của bạn. Đồng bộ tùy chọn dùng cơ sở dữ liệu iCloud riêng của bạn. Shoeboxed cần tài liệu trong hệ thống của họ, và người kiểm tra cần quyền truy cập, vì sắp xếp trên đám mây và kiểm tra chính là sản phẩm.

Điều đó không có nghĩa Shoeboxed vốn không an toàn; nó có nghĩa bạn chọn một mối quan hệ dịch vụ thay vì một công cụ cục bộ. Hãy đọc điều khoản quyền riêng tư, lưu trữ và xóa dữ liệu hiện tại, nhất là khi hóa đơn có thông tin khách hàng, y tế hoặc dữ liệu nhạy cảm khác.

Quãng đường và quy trình kế toán

Shoeboxed ghi có theo dõi quãng đường tự động không giới hạn ở mọi gói chính, và thêm đồng bộ hóa đơn từ Gmail cùng tích hợp QuickBooks Online và Xero ở gói Pro và Plus. Sự kết hợp này hữu ích cho doanh nghiệp muốn tài liệu và chuyến đi chảy thẳng vào sổ sách.

Bộ ghi quãng đường của ReceGuard cố ý để bạn điều khiển. Bạn tự bật GPS, lưu mục đích công việc cùng chuyến đi và có một nhật ký gọn gàng để xuất sau. Lựa chọn này phù hợp hơn khi bạn muốn ghi chủ động thay vì tự động phát hiện chuyến đi.

Khi nào Shoeboxed phù hợp hơn

Chọn Shoeboxed cho hóa đơn tồn đọng, doanh nghiệp nhiều giấy tờ, dữ liệu có người kiểm tra, nhiều người dùng, nhận hóa đơn từ Gmail hoặc tích hợp kế toán trực tiếp. Nó đáng giá khi việc thuê ngoài tiết kiệm nhiều thời gian hơn chi phí thuê bao và giới hạn.

Khi nào ReceGuard phù hợp hơn

Chọn ReceGuard khi bạn quét ngay khi phát sinh, thích tự kiểm tra hồ sơ của mình, dùng iPhone và muốn chữ trên hóa đơn không đi qua dịch vụ xử lý của nhà cung cấp. Bạn được kiểm soát trực tiếp hơn với ít bộ máy vận hành hơn.