ReceGuard tegenover Shoeboxed

Menselijke controle is het echte voordeel van Shoeboxed

Shoeboxed doet iets wat een gewone scanapp niet kan: het zet mensen in het uitleesproces. Controlespecialisten lopen na de OCR velden na zoals leverancier, totaal, datum, omzetbelasting en betaalwijze. Heb je veel rommelige bonnen en betaal je liever om minder te hoeven verbeteren, dan is dat van belang en geen versiering.

ReceGuard leest de bon lokaal uit en vraagt jou het resultaat te controleren. Dat is privéer en sneller, maar de verantwoordelijkheid blijft bij jou. Een lokale workflow is niet vanzelf beter als de stapel zo groot is dat je er nooit doorheen komt.

De Magic Envelope verandert het probleem

Shoeboxed kan een la vol papier omzetten in digitale gegevens. Je vraagt een gefrankeerde Magic Envelope aan, vult die met documenten en stuurt hem naar het scanteam. Het tegoed en de frequentie hangen van je abonnement af, en extra enveloppen of scans kunnen meer kosten.

ReceGuard verwacht dat je je iPhone op elke bon richt. Dat werkt goed om meteen bij de aankoop vast te leggen, maar het is geen postkamerdienst. Shoeboxed heeft duidelijk de voorsprong bij achterstanden, kantoorpapier en voor iedereen die papieren documenten wil laten afhandelen.

Privacy volgt de werkwijze

De OCR van ReceGuard draait op het apparaat en de aanbieder kan je bonnen niet lezen. De optionele synchronisatie gebruikt je eigen privé-iCloud-database. Shoeboxed heeft de documenten in zijn eigen systeem nodig, en de controleurs hebben toegang nodig, omdat ordenen in de cloud en controleren het product zijn.

Dat maakt Shoeboxed niet per definitie onveilig; het betekent dat je kiest voor een dienstverlener in plaats van een lokaal hulpmiddel. Bekijk de actuele voorwaarden voor privacy, bewaren en verwijderen, zeker als bonnen gegevens van klanten, medische of andere gevoelige informatie bevatten.

Ritten en boekhoudworkflows

Shoeboxed noemt onbeperkte automatische rittenregistratie in elk hoofdabonnement en voegt bij Pro en Plus Gmail-synchronisatie en koppelingen met QuickBooks Online en Xero toe. Die combinatie is handig voor bedrijven die documenten en ritten richting de boekhouding willen laten stromen.

De ritrecorder van ReceGuard is bewust door jou bestuurd. Jij start de gps, bewaart het zakelijke doel bij de rit en houdt een nette registratie over om later te exporteren. Het past beter als je bewust wilt vastleggen in plaats van ritten automatisch te laten herkennen.

Wanneer Shoeboxed beter past

Kies Shoeboxed voor achterstallige bonnen, bedrijven met veel papier, door mensen gecontroleerde gegevens, meerdere gebruikers, bonnen uit Gmail of directe boekhoudkoppelingen. Het is zijn prijs waard als uitbesteden meer tijd bespaart dan het abonnement en de limieten kosten.

Waar ReceGuard beter past

Kies ReceGuard als je meteen scant, je eigen administratie liever zelf controleert, een iPhone gebruikt en wilt dat de tekst van je bonnen buiten een verwerkingsdienst van een leverancier blijft. Het geeft je meer directe regie met minder apparaat eromheen.