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Resposta rápida: qual é a diferença entre fatura e recibo?
A fatura é o documento fiscal que tem de ser emitido em cada venda ou prestação de serviços: identifica o vendedor, o cliente, o que foi vendido, o valor e o IVA. O recibo apenas confirma que uma fatura foi paga. A fatura-recibo junta as duas coisas quando o pagamento é feito no momento, como acontece com os recibos verdes emitidos no Portal das Finanças.
Para deduzir uma despesa ou o IVA, precisa de uma fatura (ou fatura simplificada) emitida com o seu NIF. Um talão sem NIF, um extrato bancário ou um recibo sozinho não chegam.
Pontos-chave
- Fatura = documento da venda; recibo = prova de pagamento; fatura-recibo = as duas coisas.
- Peça sempre fatura com o seu NIF: é o que aparece no e-Fatura e permite deduzir despesas e IVA.
- A fatura simplificada só pode ser usada até 1000 € (retalho a particulares) ou 100 € (restantes casos).
- Todas as faturas levam ATCUD e código QR e são comunicadas à AT.
- Guarde faturas e recibos durante 10 anos.
Qual é a diferença entre fatura e recibo?
A fatura documenta a operação; o recibo documenta o pagamento. Em Portugal, quem vende bens ou presta serviços tem de emitir fatura por cada operação, independentemente de o cliente a pedir. O recibo é um documento separado que confirma que a fatura foi paga, total ou parcialmente.
Quando o pagamento é feito no momento da venda, é comum usar a fatura-recibo, que cumpre as duas funções. É o documento que os trabalhadores independentes emitem no Portal das Finanças (os antigos recibos verdes).
| Fatura | Recibo | Fatura-recibo | |
|---|---|---|---|
| Função | Documenta a venda e o IVA | Prova o pagamento | Venda e pagamento juntos |
| Quando | Até ao 5.º dia útil após a operação | Quando recebe o pagamento | No momento do pagamento |
| Serve para deduzir? | Sim, com o seu NIF | Não sozinho | Sim, com o seu NIF |
| Exemplo | Fatura de um fornecedor a 30 dias | Recibo de uma fatura paga depois | Recibo verde de um serviço pago na hora |
Qual documento prova uma despesa?
A fatura (ou fatura-recibo) emitida com o seu NIF. É ela que fica registada no e-Fatura e que a Autoridade Tributária usa para validar despesas e IVA dedutível. Se no talão não constar o seu número de contribuinte, para efeitos fiscais é como se a despesa fosse de outra pessoa.
A fatura simplificada (o talão com NIF que recebe nas lojas) é uma fatura válida, mas só pode ser emitida até 1000 € nas vendas a retalho a particulares e até 100 € nos restantes casos, de acordo com o artigo 40.º do Código do IVA. Acima disso, o vendedor tem de emitir fatura completa.
E para os seus rendimentos?
Como trabalhador independente, emite fatura-recibo ou fatura no Portal das Finanças, ou num programa de faturação certificado. Cada fatura tem número sequencial, ATCUD e código QR, e é comunicada à AT. Não pode apagar faturas: corrige-se com nota de crédito.
Quando o cliente paga mais tarde, emita fatura no momento do serviço e recibo quando receber. Guarde a ligação entre os dois (número da fatura no recibo) e o movimento bancário correspondente.
O que deve constar de cada documento?
| Uma fatura deve ter | Um recibo deve ter |
|---|---|
| Número sequencial, ATCUD e código QR | Número do recibo e data do pagamento |
| Nome e NIF do vendedor e do cliente | Fatura(s) a que se refere |
| Descrição, quantidades e preços | Valor recebido |
| Taxa e valor do IVA ou motivo de isenção | Meio de pagamento |
| Data da operação | Identificação de quem recebe |
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O extrato bancário chega?
Não. O extrato prova que o dinheiro saiu, mas não o que comprou, nem que a fatura foi emitida com o seu NIF. Use-o como complemento da fatura. Se perdeu a fatura, peça uma segunda via ao fornecedor: veja o que fazer quando perde uma fatura.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre fatura e recibo?
A fatura documenta a venda e o IVA; o recibo confirma que essa fatura foi paga. A fatura-recibo faz as duas coisas num só documento.
Um talão sem NIF serve para deduzir despesas?
Não. Para deduzir despesas ou IVA, a fatura (ou fatura simplificada) tem de ter o seu NIF.
Até que valor se pode passar fatura simplificada?
Até 1000 € nas vendas a retalho a particulares e até 100 € nos restantes casos (artigo 40.º do CIVA).
Os trabalhadores independentes passam fatura ou recibo?
Normalmente fatura-recibo no Portal das Finanças quando recebem no momento; se o pagamento for posterior, fatura primeiro e recibo depois.
Quanto tempo devo guardar faturas e recibos?
Dez anos, em papel ou em formato digital.
Fontes
- Portal das Finanças: Código do IVA, artigo 40.º (fatura simplificada)
- Portal das Finanças: Código do IVA, artigo 36.º (requisitos da fatura)
- Portal das Finanças: e-Fatura
Este artigo é informação geral, atualizada em outubro de 2026, e não constitui aconselhamento fiscal. Confirme a sua situação com um contabilista certificado e com a Autoridade Tributária.
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