ReceGuard
Trả lời ngắn: hóa đơn và biên nhận khác nhau thế nào?
Hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) là chứng từ do người bán lập, ghi hàng hóa, dịch vụ, giá và thuế. Hóa đơn điện tử được cấp mã hoặc gửi dữ liệu cho cơ quan thuế và có thể tra cứu. Phiếu thu hay biên nhận chỉ chứng minh một khoản tiền đã được trả.
Để tính chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT, bạn cần hóa đơn hợp pháp ghi đúng thông tin người mua. Với doanh nghiệp, khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điều quan trọng nhất
- Hóa đơn = bán hàng và thuế; phiếu thu = đã trả tiền.
- Yêu cầu hóa đơn ghi mã số thuế của bạn.
- Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử.
- Thuế GTGT 10%, nhiều mặt hàng được giảm còn 8% đến hết 31/12/2026.
- Lưu chứng từ ít nhất 10 năm.
Khác nhau ở đâu?
Hóa đơn điện tử có ký hiệu, số hóa đơn, tên và mã số thuế người bán, thông tin người mua, hàng hóa, đơn giá, thuế suất và tiền thuế. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được dùng phổ biến ở bán lẻ và ăn uống.
Phiếu thu hay biên nhận do bên nhận tiền lập, thường dùng khi trả tiền cho cá nhân không có hóa đơn.
| Hóa đơn điện tử | Hóa đơn từ máy tính tiền | Phiếu thu, biên nhận | |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Bán hàng, thuế | Bán lẻ | Đã nhận tiền |
| Thông tin người mua | Có | Có nếu yêu cầu | Có thể có |
| Tính chi phí? | Có | Có, nếu ghi mã số thuế người mua | Hạn chế |
| Ví dụ | Hóa đơn dịch vụ kế toán | Hóa đơn cửa hàng văn phòng phẩm | Trả tiền cho người làm tự do |
Hộ kinh doanh năm 2026
Từ 1/1/2026 thuế khoán được bãi bỏ. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN nhưng vẫn phải thông báo doanh thu. Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.
Chứng từ nào chứng minh chi phí?
Chi phí phải liên quan đến hoạt động kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Khi mua hàng cho công việc, hãy yêu cầu hóa đơn ghi tên và mã số thuế của bạn. Với doanh nghiệp, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản mua từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ.
Hóa đơn cần có gì?
| Hóa đơn có | Phiếu thu có |
|---|---|
| Ký hiệu, số và ngày lập | Ngày |
| Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán | Người nhận tiền |
| Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua | Người nộp tiền |
| Hàng hóa, số lượng, đơn giá | Lý do thu |
| Thuế suất và tiền thuế GTGT | Số tiền và chữ ký |
ReceGuard hỗ trợ thế nào
Quét hóa đơn ngay trong ngày và ghi mục đích. ReceGuard lưu trên iPhone của bạn và xuất gói hồ sơ gọn gàng cho kế toán.
Sao kê ngân hàng có đủ không?
Không. Sao kê cho thấy tiền đã chuyển nhưng không cho biết bạn mua gì và thuế bao nhiêu. Hãy dùng kèm hóa đơn. Nếu mất hóa đơn, xem cần làm gì khi mất hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn và phiếu thu khác nhau thế nào?
Hóa đơn ghi nhận việc bán hàng và thuế; phiếu thu chỉ chứng minh đã nhận tiền.
Hộ kinh doanh nào phải dùng hóa đơn điện tử?
Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
Mua hàng 5 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không?
Với doanh nghiệp thì không; khoản từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu hóa đơn bao lâu?
Ít nhất 10 năm.
Nguồn
- Tạp chí Công Thương: nâng ngưỡng chịu thuế hộ kinh doanh lên 1 tỷ đồng
- VnEconomy: hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng chưa bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
- LuatVietnam: hóa đơn từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt
Bài viết là thông tin chung theo tình hình tháng 10 năm 2026, không phải tư vấn thuế. Hãy kiểm tra trường hợp của bạn với kế toán hoặc cơ quan thuế.
Quét hóa đơn, ghi lại chuyến đi và xuất gói hồ sơ thuế khi bạn cần.
Tải ReceGuard