Factura, ticket y recibo: ¿en qué se diferencian y cuál necesita?

¿Qué diferencia hay entre una factura y un recibo?

La factura documenta la operación; el recibo acredita que se ha pagado. Responden a preguntas distintas. La factura contesta a «¿qué se ha vendido, a quién y con qué IVA?». El recibo contesta a «¿se ha cobrado este importe, cuándo y cómo?».

En España esa diferencia pesa más porque la factura es un documento regulado por el Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. El recibo prueba el pago, pero no sustituye a la factura; el justificante del datáfono demuestra que pagó con tarjeta, no qué compró ni con qué IVA.

¿Qué es una factura completa y qué es una factura simplificada?

La factura completa es la que reúne todos los datos que exige el artículo 6 del Reglamento de facturación; la simplificada es una versión reducida, regulada en el artículo 7. La denominación «factura simplificada» sustituyó a la de «ticket» en el Reglamento, aunque en el lenguaje diario la gente sigue hablando de tickets.

La factura completa incluye, entre otros datos, número y serie, fecha, nombre y NIF de emisor y destinatario, domicilios, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota. La simplificada prescinde de buena parte: identifica al emisor, la fecha, lo vendido y el importe, con el tipo de IVA o la mención «IVA incluido».

No todas las ventas pueden documentarse con una factura simplificada. El Reglamento la admite, de forma general, cuando el importe no supera los 400 euros, IVA incluido. Para ciertos sectores, como el comercio minorista, la hostelería, el transporte de viajeros, las peluquerías o los aparcamientos, el límite sube a 3.000 euros, también con IVA incluido. Si vende usted, compruebe en el Reglamento si su actividad entra en esos supuestos.

¿Qué documento necesita para deducir el IVA soportado?

Una factura completa, o una factura simplificada que le identifique con su NIF y recoja la cuota o el tipo del IVA. Un ticket genérico, sin sus datos, acredita que alguien pagó algo, pero no suele bastar para deducir el IVA de esa compra.

En la práctica, la regla útil es sencilla: cuando compre algo para su actividad, pida factura completa a su nombre, con su NIF, su nombre o razón social y su domicilio, y hágalo en el momento. Es más fácil pedirla en la caja que corregirla meses después. En compras pequeñas, el ticket legible sigue sirviendo como constancia del pago.

Son dos cuestiones distintas: el IVA soportado que deduce en el modelo 303 depende del documento, y el gasto deducible en el IRPF depende además de su relación con la actividad. Ante la duda, pregunte a su gestor.

¿Sirven el albarán y el presupuesto como justificantes?

No por sí solos. El albarán es la nota de entrega que acompaña a una mercancía y prueba que se entregó, normalmente sin precios ni IVA. El presupuesto es una oferta anterior a la compra y no prueba que la operación se haya realizado ni pagado.

Guárdelos junto a la factura correspondiente: el albarán permite comprobar que lo facturado coincide con lo recibido, y el presupuesto aceptado demuestra lo acordado si hay una discrepancia.

¿Cómo queda esto en un mes real de una autónoma?

Piense en una diseñadora web autónoma. En octubre emite la factura 2026-041 a un cliente por 1.800,00 € de base imponible más un 21 % de IVA, es decir, 378,00 € de cuota y 2.178,00 € en total. También paga 240,00 € de hosting más IVA (290,40 €) y recibe la factura por correo. Por último, toma un café con un posible cliente: 14,00 € con un ticket sin datos.

Cada fila termina con dos cosas guardadas juntas: el documento y una nota que lo une con el cobro o con la actividad. Ese vínculo evita reconstruir el mes de memoria. Cuándo se imputa cada operación depende del impuesto y del régimen en que tribute: pregunte a su gestor.

¿Qué datos debe tener cada documento?

Los suficientes para que un tercero entienda la operación años después. Úsela como lista de control al emitir o revisar un documento.

Añada a todo ello el dato que ningún proveedor puede imprimir por usted: el motivo profesional. Una línea como «Reunión con cliente, Valencia, 14 de octubre» convierte un ticket de cafetería en un gasto defendible. Si necesita emitir sus propias facturas, la herramienta para crear facturas ayuda a numerarlas y a generar un PDF limpio, y la herramienta de registro de gastos deja por escrito el motivo de cada compra.

¿Puede un mismo documento ser factura y recibo?

Sí. Una factura que indica que está pagada, con la fecha y la forma de pago, hace de ambas cosas. Es lo habitual en las compras online, como una suscripción o la renovación de un dominio.

La prueba: busque una fecha de pago, un medio de pago y expresiones como «pagado». Si solo hay un importe y un vencimiento, es una factura pendiente y necesitará otro documento cuando pague.

Si es usted quien vende y el cliente le pide una constancia del cobro, puede usar el generador de recibos de compra para sus propias ventas. No lo use para recrear el justificante de un proveedor que ha perdido. Para ese caso, consulte cómo justificar un gasto cuando se ha perdido la factura.

¿Y la factura electrónica y Verifactu?

Son obligaciones que se están implantando por fases, así que conviene comprobar en cada momento qué le afecta. La Ley Crea y Crece prevé la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B), y el sistema Verifactu fija requisitos para los programas de facturación. Los obligados y los plazos dependen de su desarrollo reglamentario y pueden cambiar.

Lo prudente es consultar la información vigente de la Agencia Tributaria o preguntar a su gestor antes de elegir un programa de facturación.

¿Cuánto tiempo hay que guardar facturas y tickets?

Como mínimo cuatro años, que es el plazo de prescripción tributaria. Si lleva contabilidad mercantil, el Código de Comercio exige además seis años desde el último asiento, y por eso muchos asesores recomiendan conservar todo seis años. Hay excepciones, como las facturas de bienes de inversión, que requieren más tiempo.

Los plazos se cuentan desde el fin del plazo de presentación de la declaración, no desde la fecha del documento. Lo detallamos en cuánto tiempo guardar las facturas como autónomo.

¿Qué errores dan más problemas?

• Aceptar el ticket cuando necesitaba factura. Si compra para su actividad, pida factura completa a su nombre en el momento.
• Dejar que el papel térmico se borre. Escanéelo en unos días. Nuestra guía para escanear recibos con el iPhone explica cómo hacerlo.

¿Cómo se organiza todo con un sistema sencillo?

1. Nombre los archivos con un patrón. Por ejemplo, 2026-10-09_Hosting_290,40_pagada.pdf: fecha, proveedor, importe y estado se ven sin abrir el archivo.
2. Separe lo emitido de lo recibido. Una carpeta para las facturas que emite, con sus cobros, y otra para las que recibe, con sus justificantes de pago.
3. Anote el motivo el mismo día. Una frase breve, mientras lo recuerda.
4. Concilie cada mes. Compare sus documentos con el banco y persiga lo que no cuadre: una factura sin cobro, un cargo sin factura.

La rutina completa está en nuestra guía para organizar los recibos para los impuestos. Si trabaja con clientes de otros países, la guía en inglés de receipt vs invoice recoge además las reglas del IRS de Estados Unidos.

Preguntas frecuentes