Fattura o scontrino: qual è la differenza e quale documento ti serve?

Qual è la differenza tra fattura e scontrino?

La fattura è un documento fiscale emesso dal venditore per documentare una cessione di beni o una prestazione di servizi; lo scontrino, o più precisamente il documento commerciale, attesta una vendita al dettaglio e il relativo pagamento. Rispondono a due domande diverse: la fattura dice chi ha venduto a chi, che cosa e con quale IVA; il documento commerciale dice solo che in un negozio è stato incassato un importo.

La differenza non è solo di forma. La fattura riporta i dati di cedente e cessionario, un numero progressivo, la descrizione dell'operazione, l'imponibile, l'aliquota e l'imposta. Il documento commerciale, nella versione standard, ha l'elenco degli articoli e il totale, ma non identifica chi ha comprato. Per questo, quando un'impresa o un professionista compra qualcosa, la fattura è quasi sempre il documento che conta davvero.

Che cos'è il documento commerciale e ha sostituito lo scontrino?

Dal 1° gennaio 2020 il documento commerciale ha sostituito lo scontrino fiscale e, in molti casi, la ricevuta fiscale per i commercianti al minuto che trasmettono i corrispettivi in modo telematico con il registratore telematico. I dati dei corrispettivi vengono trasmessi all'Agenzia delle Entrate e a te resta la copia della vendita.

Può esistere in due versioni. Quello standard riporta articoli e totale. Quello «parlante» indica anche il codice fiscale del cliente o, per le imprese e i professionisti, la partita IVA, ed è quello richiesto in molti casi in cui l'acquisto va collegato a una persona: per esempio per alcune spese sanitarie detraibili dalle persone fisiche, per cui serve il codice fiscale sul documento. Chiedilo prima di pagare, comunicando i dati alla cassa.

Attenzione al punto che crea più confusione: il documento commerciale, anche se «parlante», non è una fattura. Può documentare che hai sostenuto un costo, e quindi supportarne la deduzione se la spesa è inerente alla tua attività, ma non consente di detrarre l'IVA.

Quando la fattura deve essere elettronica?

Tra soggetti residenti o stabiliti in Italia la fattura è, di regola, elettronica e va trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che la recapita al destinatario. Il file è un XML, non un PDF: il PDF che a volte ricevi per e-mail è soltanto una copia di cortesia. Per i dettagli aggiornati il punto di riferimento è la pagina dell'Agenzia delle Entrate dedicata alla fatturazione elettronica.

Questo vale anche quando vendi a un consumatore privato: la fattura, se la emetti o se il cliente la chiede, segue la stessa strada. Al cliente privato la fattura arriva in forma elettronica, e a lui basta una copia leggibile. Per le operazioni con soggetti esteri le regole sono diverse: chiedi al tuo commercialista come trattarle.

E se sei in regime forfettario?

I forfettari emettono fattura elettronica, e dal 1° gennaio 2025 l'obbligo vale per tutti. Nel 2024 erano ancora esonerati i contribuenti con ricavi o compensi dell'anno precedente fino a 25.000 €; dal 2025 questa soglia non si applica più. Chi è in regime forfettario non addebita l'IVA in rivalsa al cliente, e per questo deve indicare in fattura il riferimento al regime agevolato, nella forma indicata dalle istruzioni dell'Agenzia delle Entrate.

Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 € va inoltre applicata l'imposta di bollo da 2 €, che di norma si addebita al cliente e si indica in fattura. Il forfettario non applica l'IVA e non la detrae sugli acquisti. Le fatture dei fornitori e quelle emesse restano comunque da conservare, come spieghiamo nella guida su quanto tempo conservare fatture e scontrini.

Che cos'è la fattura semplificata?

È una fattura con meno dati obbligatori, ammessa dall'articolo 21-bis del DPR 633/1972 quando l'importo complessivo non supera 400 € IVA inclusa. Se la ricevi, trattala come una fattura vera: è un documento fiscale e, nei limiti di legge, consente la detrazione dell'IVA.

Per l'elenco esatto dei dati richiesti fai riferimento al testo del DPR su Normattiva o al tuo commercialista.

Per detrarre l'IVA basta lo scontrino?

No: per detrarre l'IVA sugli acquisti serve di norma la fattura, anche semplificata, intestata alla tua partita IVA. Il documento commerciale, anche se parlante, può al massimo documentare il costo se la spesa è inerente all'attività. Il documento commerciale standard non identifica chi compra né espone l'imposta come fa una fattura.

In concreto, se compri un computer per lavoro in un negozio, il rischio più comune è tornare a casa con il solo documento commerciale e scoprire poi che non basta. Per le imprese e i professionisti la richiesta della fattura va fatta al momento dell'acquisto: l'obbligo del commerciante al dettaglio di emetterla se richiesta vale se la richiesta arriva non oltre il momento dell'operazione.

Per il carburante c'è un'ulteriore condizione: dal 1° luglio 2018 la deduzione del costo e la detrazione dell'IVA richiedono che il pagamento sia tracciabile, con carta di credito, carta di debito o altro mezzo tracciabile. Pagare in contanti al distributore, anche con la fattura, mette a rischio entrambe.

Ricevuta fiscale, ricevuta, notula e parcella: che cosa sono?

Sono nomi che si incontrano ancora, ma non indicano più cose equivalenti. La ricevuta fiscale era il documento che molti esercenti, come ristoranti o artigiani, rilasciavano in alternativa allo scontrino; oggi, per chi trasmette i corrispettivi in telematico, è stata superata dal documento commerciale. La ricevuta o quietanza è la dichiarazione di chi incassa che il pagamento è avvenuto: serve a provare di aver pagato, non a documentare l'IVA. La notula o parcella è il conto che un professionista presenta al cliente prima dell'incasso; il documento fiscale vero e proprio, per chi ha la partita IVA, resta la fattura.

• Estratto conto o ricevuta del POS: prova il pagamento e la data, non cosa hai comprato. Tienila insieme alla fattura.

Come funziona in un mese tipo?

Prendiamo Giulia, fotografa con partita IVA in regime ordinario, che lavora per clienti privati e per qualche azienda. Nel corso di ottobre emette una fattura, compra un obiettivo, fa rifornimento e prende un caffè con un cliente. I prezzi dei fornitori sono indicati con IVA al 22%.

Se Giulia chiedesse la fattura anche per la cartoleria, potrebbe detrarre i 4,40 € di IVA, ma solo se il fornitore la emette al momento dell'acquisto. Ogni riga finisce con due elementi tenuti insieme: il documento e una breve nota su cosa è e perché è stato acquistato. È questo collegamento a permetterle di rispondere a una domanda del commercialista senza ricostruire il mese a memoria.

Che cosa deve contenere una fattura che emetti tu?

Deve permettere a chi la legge, anche tra anni, di capire l'operazione. Controlla questi punti prima di inviarla, e per i dettagli normativi fai riferimento al tuo commercialista:

• Numero progressivo e data, senza buchi nella sequenza.
• Dati del cedente e del cessionario: denominazione, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
• Descrizione dei beni o dei servizi, con quantità e prezzo.
• Imponibile, aliquota e importo dell'IVA, oppure il riferimento al regime che esclude l'IVA, come per i forfettari.
• Bollo da 2 € quando previsto, ad esempio sulle fatture senza IVA sopra 77,47 €.

Se non hai ancora un gestionale, il generatore di fatture gratuito ti aiuta a preparare un documento ordinato; ricorda però che la fattura elettronica va comunque trasmessa tramite SdI con un software o un servizio abilitato. Quando invece vendi al banco e un cliente vuole una prova del pagamento, puoi usare il generatore di ricevute di acquisto per le tue vendite, mai per ricreare il documento di un fornitore che hai perso. In quel caso leggi cosa fare se perdi una fattura o uno scontrino.

Quali errori causano più problemi?

• Accontentarsi dello scontrino per un acquisto professionale. Poi non c'è modo di detrarre l'IVA: chiedi la fattura prima di pagare.
• Dimenticare il bollo. Sulle fatture del forfettario sopra 77,47 € va indicato e assolto.
• Pagare il carburante in contanti. Anche con la fattura, il pagamento non tracciabile compromette deduzione e detrazione.
• Lasciare sbiadire lo scontrino termico. Scansionalo entro pochi giorni, come spieghiamo nella guida su come scansionare le ricevute con l'iPhone.

Come organizzare fatture e scontrini senza impazzire?

1. Dai nomi coerenti ai file. Un formato come 2026-10-09_Fornitore_1220,00_fattura.xml mostra data, fornitore e importo senza aprire il file.
2. Separa entrate e uscite. Una cartella per le fatture emesse con gli incassi, una per i costi con fatture e scontrini.
3. Abbina fattura e pagamento. Quando saldi, conserva la prova del pagamento accanto al documento.
4. Annota subito il motivo. Una riga, finché te ne ricordi.
5. Riconcilia ogni mese. Confronta i documenti con l'estratto conto e cerca ciò che non torna: una fattura senza pagamento, un addebito senza documento.

Per il metodo completo leggi come organizzare le ricevute per le tasse. Se lavori anche con clienti stranieri, tieni a mente che negli Stati Uniti le regole su ricevute e fatture sono diverse: la versione inglese di questo articolo spiega quelle dell'IRS.

Domande frequenti